فوترة عملائكم مقابل وقتكم

يجيب تتبع الوقت على سؤال واحد — ما الذي سنفوتره لهذا العميل عن هذا الشهر؟ — ويجيب عليه دون أن يضطر أي شخص لإعادة كتابة جدول المواعيد في فاتورة.

تسجيل الوقت

الوقت والفوترة ← جدول المواعيد. اختر المشروع، وحدد المدة، واذكر ما قمت به.

تُقرأ المدد الزمنية بالطريقة التي تكتبها بها: 1:30 و90m و1h 30 و2h تعني جميعها نفس الشيء. الرقم المجرد يعني دقائق — فـ 45 تعني ثلاثة أرباع الساعة، وليست خمسة وأربعين ساعة.

قم بإلغاء تحديد قابل للفوترة للعمل الداخلي. وسيظل يظهر في تقاريرك، حتى تتمكن من معرفة أين ذهب وقت الأسبوع فعليًا؛ ولكنه ببساطة لن يصل أبدًا إلى فاتورة.

تحديد قيمة الساعة

الأسعار. السعر الأكثر تحديدًا هو الذي يسري:

سعر المهمة يعلو على سعر المشروع يعلو على سعر العميل يعلو على سعرك الافتراضي

لذا حدد سعرًا افتراضيًا واحدًا وستكون جاهزًا للعمل. أضف سعرًا خاصًا بالعميل عندما يكون أحد العملاء خاضعًا لشروط مختلفة، وأضف سعرًا خاصًا بالمهمة عندما يتطلب نوع من العمل ذلك.

تسري الأسعار على العمل المنجز في تاريخ بدئها أو بعده. وهذا يعني أن رفع سعرك لن يعيد أبدًا تسعير العمل الذي أنجزته بالفعل — فالشهر الماضي يظل بسعر الشهر الماضي، وهو السعر الذي ظهر لعميلك.

سعر ثابت للعمل بالكامل

اختر سعر ثابت للعمل بالكامل بدلاً من السعر بالساعة، وحدده في المهمة. وستتم فوترته مرة واحدة، بغض النظر عن عدد الساعات المستغرقة فيه. ولا تزال الساعات تُسجل، حتى تتمكن من معرفة التكلفة الحقيقية للعمل عليك لاحقًا — وهو الرقم الذي يوضح لك ما إذا كان ينبغي تقديم عرض سعر مختلف في المرة القادمة.

ساعات بدون سعر

يظهر العمل الذي ليس له سعر على أنه غير مسعر، ولا تتم فوترته. لن تفقد أي شيء: حدد سعرًا وسيتم إدراجه في الفاتورة التالية. ولا تتم فوترته أبدًا بقيمة صفر، لأن ذلك سيخرجه من المجموع نهائيًا.

تحويله إلى فاتورة

توضح الفوترة ما يدين به كل عميل مقابل العمل الذي سجلته ولم تقم بفوترته بعد. اضغط على إنشاء مسودة فاتورة وستتحول إلى مسودة في مجموعة أدوات الفوترة الخاصة بك — مسودة وليست فاتورة مرسلة. راجعها، وعدلها، وأضف أي شيء آخر تحتاجه، ثم أرسلها عندما تكون مستعدًا.

أو اجعل الأمر يتم بدون تدخل منك

اضبط الإعداد مرة واحدة لكل عميل، أو حدد إعدادًا افتراضيًا واحدًا يغطي كل من لم تحدده بالاسم:

تمتد الأيام من 1 إلى 28. الأيام 29 و30 و31 ليست موجودة في كل شهر، لذا فإن الجدول الزمني المحدد في اليوم 31 سيتخطى بهدوء شهر فبراير وأربعة أشهر أخرى — بالنسبة لـ "نهاية الشهر"، استخدم 28.

ما تمت فوترته، وما لم تتم فوترته

يسرد السجل كل فاتورة تم إصدارها من وقتك المسجل، مع الفترة التي تغطيها والساعات والمبلغ المالي. وتفصل التقارير الفترة حسب الشخص والعميل والمشروع، وتميز بين ثلاثة أمور يسهل الخلط بينها:

• مفوتر — تمت فوترته ومدرج في مستند.
• لم يُفوتر بعد — عمل قابل للفوترة لم تطلب مقابله بعد. هذا هو الرقم الذي يجب مراقبته.
• داخلي — عمل قررت عدم طلب مقابل له.

أمور لا يمكن أن تخطئ

تتم فوترة الساعة مرة واحدة. فالضغط على إنشاء مسودة فاتورة مرتين لا يؤدي إلى إصدار فاتورة ثانية، وكذلك لا يؤدي انطلاق جدول زمني تلقائي بينما تقوم بفوترة ذلك العميل يدويًا بالفعل.

إذا قمت بإلغاء مسودة، فإن الساعات التي غطتها تعود مباشرة إلى مجموع الساعات المتبقية ويمكن فوترتها مرة أخرى — فلا شيء يضيع.

وبمجرد فوترة الوقت، لا يمكنك تعديله أو حذفه، لأن عميلك يحمل مستندًا يفيد بخلاف ذلك. قم بإلغاء المسودة، وعدل المدخل، ثم أعد فوترته.