إدارة عمل العملاء على لوحة

تُعد اللوحة مسار عمل واحداً مزوداً بمفتاح رؤية لكل جزء منه. هذه الفكرة الواحدة هي ما يجعلها قابلة للاستخدام مع وجود عميل في الغرفة، لذا فهي تستحق دقيقتين من وقتكم قبل البدء.

إنشاء اللوحة

لوحة جديدة، قوموا بتسميتها وفقاً للعمل بدلاً من العميل — فعبارة «إعادة إطلاق الموقع الإلكتروني» أفضل في الرابط المشترك من «Acme» — ووجهوها نحو مؤسسة العميل إذا كان العمل يخصهم. تأتي اللوحة مع مسار عمل جاهز يمكنكم إعادة تسميته أو استبداله.

اتركوا حقل العميل فارغاً للعمل الداخلي: التسويق الخاص بكم، أو تأهيل الموظفين لديكم، أو مسار التوظيف. لا يوجد شيء في اللوحة يتطلب وجود عميل بالضرورة.

حددوا ما يراه العميل، لكل عنصر

تحمل كل من الأعمدة والبطاقات والتعليقات إمكانية الرؤية الخاصة بها، والقاعدة مبنية على الشرط معاً: لا تكون البطاقة مرئية للعميل إلا إذا كانت البطاقة والعمود الذي توجد فيه مرئيين للعميل معاً. وهذا يعني أن نقل بطاقة مشتركة إلى عمود داخلي يؤدي إلى إزالتها من لوحة العميل دون الحاجة إلى تذكر تغيير البطاقة أيضاً.

النمط العملي الناجح:

• اجعلوا مراحل التسليم مرئية للعميل، ليتمكن من متابعة التقدم.
• احتفظوا بعمود قائمة المهام المؤجلة أو الفرز داخلياً، حتى لا يظهر العمل غير المكتمل كوعد ملزم.
• اتركوا البطاقات الفردية داخلية بشكل افتراضي، وقوموا بمشاركتها عندما تصبح جاهزة وحقيقية.

اطرحوا سؤالاً على العميل

اطرحوا السؤال على البطاقة التي ينتمي إليها. سينتظرهم على لوحتهم مع العمل المتعلق به، بدلاً من أن يكون سلسلة رسائل بريد إلكتروني لا يمكن لأحد العثور عليها بعد ثلاثة أسابيع. وعندما يجيبون، تظل الإجابة مرتبطة بالبطاقة إلى الأبد، وهو ما ينقذكم لاحقاً.

اسمحوا لهم بتقديم طلب

خصصوا للوحة عمود استقبال واحداً، ويمكن لأي عميل يمتلك مقعداً إنشاء بطاقة فيه — وفيه فقط. يمنحهم ذلك مكاناً حقيقياً لطرح عبارة «هل يمكنك أيضاً القيام بـ X» دون الحاجة إلى التعامل معها عبر خمس قنوات، ولا يسمح لهم أبداً بإسقاط الأعمال في منتصف مسار العمل الخاص بكم.

الأرشفة، ولماذا لا تكلفكم شيئاً

قوموا بأرشفة اللوحة عند انتهاء المشروع. تظل اللوحة وبطاقاتها وأسئلتها وكل إجابة قابلة للقراءة — فغالباً ما يكون سجل ما تم تسليمه هو الأمر الذي يستفسر عنه شخص ما بعد عام.

اللوحة المؤرشفة لا تحتسب ضمن الحد المسموح به للوحاتكم. الاحتفاظ بسجلاتكم مجاني؛ ولا ينبغي عليكم أبداً حذف سجل عميل لتوفير مساحة.

من فعل ماذا، ومتى

تحمل كل بطاقة معلومات حول من أنشأها، ومن قام بآخر تعديل عليها ومتى كان ذلك. من جانب العميل، يُنسب العمل الصادر عن فريقكم إلى وكالتكم بالاسم بدلاً من فرد معين — فموظفوكم ليسوا معروضين للعلن، ولن يعرف العميل أبداً أياً من موظفيكم كتب ماذا.