إدارة أعمال العملاء على لوحة تحكم

لوحة العمل هي خط سير عمل واحد مع مفتاح تحكم في الرؤية لكل جزء منها. هذه الفكرة وحدها هي ما يجعلها صالحة للاستخدام بحضور العميل، لذا فهي تستحق دقيقتين من وقتك قبل أن تبدأ.

أنشئ لوحة العمل

لوحة عمل جديدة، سمِّها باسم العمل بدلاً من اسم العميل — فعبارة "إطلاق موقع الكتروني" تبدو أفضل في رابط مشترَك من "أكمي" — و اربطها بمؤسسة العميل إذا كان العمل مخصصاً له. ستظهر لك بلوحة عمل جاهزة يمكنك إعادة تسميتها أو استبدالها.

اترك خانة العميل فارغة للأعمال الداخلية: تسويقك الخاص، أو تهيئة عملائك الجدد، أو خط سير التوظيف. لا يوجد ما يشترط وجود عميل في لوحة العمل.

حدد ما يراه العميل، لكل عنصر على حدة

تحمل الأعمدة، والبطاقات، والتعليقات إعدادات رؤية خاصة بها، والقاعدة هنا تعتمد على أداة الربط و (and): لا تكون البطاقة مرئية للعميل إلا إذا كانت البطاقة والعمود الموجودة فيه مرئيين للعميل معاً. هذا يعني أن نقل بطاقة مشترَكة إلى عمود داخلي سيقوم بإخفائها من لوحة العميل دون الحاجة إلى تذكر تعديل البطاقة أيضاً.

النمط العملي الذي يثبت كفاءته:

• اجعل مراحل التثبيت والتسليم مرئية للعميل، لكي يتمكن من متابعة التقدم.
• اجعل عمود قائمة المهام المؤجلة (Backlog) أو الفرز (Triage) داخلياً، لكي لا تظهر الأعمال غير المكتملة كوعود.
• اترك البطاقات الفردية داخلية افتراضياً وقم بمشاركتها عندما تصبح جاهزة وحقيقية.

اطرح سؤالاً على العميل

اطرح السؤال مباشرة على البطاقة التي يتبع لها. سينتظره السؤال على لوحته مع العمل المتعلق به، بدلاً من ضياعه في سلسلة بريد إلكتروني لا يمكن لأحد العثور عليها بعد ثلاثة أسابيع. وعندما يجيب، تبقى الإجابة مرتبطة بالبطاقة للأبد، وهذا هو العامل الأساسي الذي سيفرّق معك لاحقاً.

دعه يطرح طلباً

امنح لوحة العمل عمود استقبال واحد، ويمكن للعميل الذي يمتلك مقعداً إنشاء بطاقة فيه - وفيه حصراً. يمنحه ذلك مكاناً حقيقياً لوضع عبارة مثل "هل يمكنكم أيضاً تنفيذ كذا" دون أن تتشتت في الرد عبر خمس قنوات مختلفة، مع ضمان عدم إدراج العميل لأعمال جديدة في منتصف خط سير العمل الخاص بك.

الأرشفة، ولماذا لا تكلفك شيئاً

قم بأرشفة لوحة العمل عند انتهاء المشروع. ستظل لوحة العمل، وبطاقاتها، وأسئلتها، وكل إجابة فيها قابلة للقراءة — فغالباً ما يكون سجل ما تم تسليمه هو أكثر ما يسأل عنه شخص ما بعد مرور عام.

لوحة العمل المؤرشفة لا تُحتسب ضمن حد لوحات العمل المسموح به. الاحتفاظ بسجلاتك مجاني؛ ولن تضطر أبداً إلى حذف تاريخ العميل لتوفير مساحة.

من فعل ماذا، ومتى

تحمل كل بطاقة تفاصيل من أنشأها، ومن قام بآخر تعديل عليها، ووقت ذلك. على جانب العميل، يُنسب العمل الصادر عن فريقك إلى اسم وكالتك بدلاً من فرده شخصياً — إذ لا يتم إبراز موظفيك، ولن يعرف العميل أبداً أي فرد من طاقمك كتب ماذا.