इनवॉइस का भुगतान प्राप्त करना

भुगतान दर्ज करना

जब कोई ग्राहक भुगतान करता है, तो उसे दर्ज करें। आंशिक भुगतान सामान्य हैं — जो राशि प्राप्त हुई है उसे दर्ज करें और इनवॉइस में शेष देय राशि दिखाई देगी, न कि आपको "भुगतान किया गया" और "भुगतान नहीं किया गया" के बीच चुनने के लिए मजबूर होना पड़े, जबकि दोनों में से कोई भी स्थिति पूरी तरह सही न हो।

भुगतान लिंक के माध्यम से भुगतान किया गया इनवॉइस स्वतः दर्ज हो जाता है; आपको केवल उन भुगतानों को दर्ज करना होता है जो किसी अन्य तरीके से प्राप्त हुए हैं, जैसे कि बैंक ट्रांसफर।

ओवरड्यू (अवधि समाप्त)

कोई इनवॉइस तब ओवरड्यू मानी जाती है जब उसकी देय तिथि बीत चुकी हो और उसका भुगतान न हुआ हो। इसकी गणना तब की जाती है जब आप उसे देखते हैं, इसलिए यह स्क्रीन खोलते ही बिल्कुल सही दिखती है और इसे अपडेट करने के लिए किसी रात के समय चलने वाले जॉब की कभी आवश्यकता नहीं होती है।

रद्द करना (Voiding)

जो इनवॉइस आपको जारी नहीं करनी चाहिए थी, उसे रद्द कर दें। नंबर इस्तेमाल किया हुआ ही रहता है, दस्तावेज़ इतिहास में 'रद्द' के रूप में अंकित रहता है, और यह आपकी कुल देय राशि में गिना जाना बंद हो जाता है। डिलीट और रीनंबर न करें — क्रम में किसी नंबर का गायब होना पहली चीज़ है जिसके बारे में कर निरीक्षक (tax inspector) पूछताछ करता है, और ग्यारह महीने बाद आपको याद नहीं रहेगा कि ऐसा क्यों हुआ था।

यदि काम वास्तव में पूरा हो चुका था और ग्राहक भुगतान करने से मना कर रहा है, तो वह रद्द करने के बजाय एक डूबा हुआ कर्ज (bad debt) है, और आपका अकाउंटेंट चाहेगा कि इसके साथ वैसा ही व्यवहार किया जाए।

इतिहास

प्रत्येक ग्राहक की स्क्रीन पर उनके द्वारा अब तक इनवॉइस किए गए सभी विवरण, बकाया राशि और वे आमतौर पर कितनी जल्दी भुगतान करते हैं, यह दिखाई देता है। जब यह तय करना हो कि अग्रिम भुगतान के लिए कहा जाए या नहीं, तो इनमें से आखिरी आँकड़ा सबसे उपयोगी होता है।