अपने समय के लिए अपने ग्राहकों से बिल लेना

समय ट्रैकिंग एक सवाल का जवाब देती है — इस महीने हम इस क्लाइंट को किस बात का बिल भेज रहे हैं? — और यह इसका जवाब बिना किसी के टाइमशीट को दोबारा टाइप करके इनवॉइस में डाले बिना देती है।

समय दर्ज करें

टाइम एंड बिलिंग → टाइम्सशीट। प्रोजेक्ट चुनें, समय बताएं, आपने क्या किया बताएं।

अवधि को वैसे ही पढ़ा जाता है जैसे आप उन्हें लिखेंगे: 1:30, 90m, 1h 30 और 2h सभी का मतलब एक ही है। एक अकेली संख्या मिनट होती है — 45 का मतलब तीन चौथाई घंटा है, पैंतालीस घंटे नहीं।

आंतरिक काम के लिए बिल योग्य (Billable) से चेक मार्क हटा दें। यह अभी भी आपकी रिपोर्ट में दिखाई देता है, ताकि आप देख सकें कि हफ्ता असल में कहाँ बीता; यह बस कभी इनवॉइस तक नहीं पहुँचता।

तय करें कि एक घंटे की कीमत क्या है

दरें (Rates)। सबसे विशिष्ट दर जीतती है:

टास्क की दर पराजित करती है प्रोजेक्ट की दर को जो पराजित करती है क्लाइंट की दर को जो पराजित करती है आपकी डिफ़ॉल्ट दर को

इसलिए एक डिफ़ॉल्ट सेट करें और आप काम कर रहे हैं। जब कोई क्लाइंट अलग शर्तों पर हो तो क्लाइंट की दर जोड़ें, और जब किसी एक तरह का काम अलग हो तो टास्क की दर जोड़ें।

दरें उनकी शुरुआत की तारीख या उसके बाद किए गए काम पर लागू होती हैं। इसका मतलब है कि अपनी दर बढ़ाना कभी भी आपके द्वारा पहले ही किए गए काम की कीमत दोबारा तय नहीं करता — पिछला महीना पिछले महीने की दर पर ही रहता है, जो कि आपके क्लाइंट को दिखाया गया था।

पूरे काम के लिए एक तय कीमत

घंटे की दर के बजाय पूरे काम के लिए तय कीमत चुनें, और इसे टास्क पर सेट करें। इसमें चाहे जितने घंटे लगें, इसका इनवॉइस एक बार ही बनाया जाता है। घंटे फिर भी दर्ज किए जाते हैं, ताकि आप बाद में देख सकें कि काम की वास्तविक लागत आपको क्या पड़ी — और यही वह संख्या है जो आपको बताती है कि अगली बार अलग बोली लगानी है या नहीं।

बिना दर वाले घंटे

बिना दर वाले काम को बिना कीमत वाला (Unpriced) के रूप में दिखाया जाता है, और इसका इनवॉइस नहीं बनाया जाता। कुछ भी खोया नहीं है: एक दर सेट करें और इसे अगले इनवॉइस में ले लिया जाएगा। इसका बिल कभी भी शून्य पर नहीं भेजा जाता, क्योंकि ऐसा करने से यह हमेशा के लिए पूल से बाहर हो जाता है।

इसे इनवॉइस में बदलें

बिलिंग दिखाती है कि आपके द्वारा दर्ज किए गए और अभी तक इनवॉइस न किए गए काम के लिए प्रत्येक क्लाइंट पर कितना बकाया है। ड्राफ्ट इनवॉइस बनाएँ दबाएं और यह आपके इनवॉइसिंग सूट में एक ड्राफ्ट बन जाता है — एक ड्राफ्ट, भेजा गया इनवॉइस नहीं। इसकी समीक्षा करें, इसमें संपादन करें, इसकी अन्य आवश्यक चीज़ें जोड़ें, और तैयार होने पर इसे भेजें।

या इसे बिना आपके हस्तक्षेप के होने दें

इसे प्रति क्लाइंट एक बार सेट करें, या एक ऐसा डिफ़ॉल्ट सेट करें जो आपके द्वारा नामित न किए गए हर व्यक्ति को कवर करे:

| | | |---|---| | केवल जब मैं कहूँ | बटन दबाने तक कुछ नहीं होता | | सीधे, जैसे-जैसे समय दर्ज होता है | प्रविष्टि के सेकंडों के भीतर एक ड्राफ्ट दिखाई देता है | | महीने के किसी दिन | आपके द्वारा चुने गए दिन हर महीने एक ड्राफ्ट | | जब बिना बिल वाला काम किसी राशि तक पहुँच जाए | कुल राशि आपके आंकड़े को पार करते ही एक ड्राफ्ट |

दिन 1 से 28 तक होते हैं। 29वीं, 30वीं और 31वीं तारीख हर महीने में नहीं होती हैं, इसलिए 31 तारीख पर सेट किया गया शेड्यूल चुपचाप फरवरी और अन्य चार महीनों को छोड़ देगा — "महीने के अंत" के लिए, 28 का उपयोग करें।

किसका बिल बन चुका है, और किसका नहीं

इतिहास (History) आपके दर्ज किए गए समय से बनाए गए हर इनवॉइस को, उसमें शामिल अवधि, घंटों और राशि के साथ सूचीबद्ध करता है। रिपोर्ट एक अवधि को व्यक्ति के अनुसार, क्लाइंट के अनुसार और प्रोजेक्ट के अनुसार विभाजित करती है, और उन तीन चीज़ों को अलग रखती है जिन्हें आपस में मिलाना आसान है:

• इनवॉइस किया गया — जिसका बिल बन चुका है और जो दस्तावेज़ पर है।
• अभी तक इनवॉइस नहीं किया गया — बिल योग्य काम जिसका आपने अभी तक शुल्क नहीं लिया है। देखने लायक संख्या यही है।
• आंतरिक — वह काम जिसका शुल्क न लेने का निर्णय आपने लिया था।

ऐसी चीज़ें जो गलत नहीं हो सकतीं

एक घंटे का इनवॉइस एक बार बनता है। ड्राफ्ट इनवॉइस बनाएँ को दो बार दबाने से दूसरा इनवॉइस नहीं बनता है, और न ही तब बनता है जब कोई शेड्यूल तब ट्रिगर होता है जब आप उस क्लाइंट को पहले से ही अपने हाथ से बिल भेज रहे हों।

यदि आप किसी ड्राफ्ट को रद्द करते हैं, तो उसमें शामिल घंटे सीधे बकाया पूल में वापस आ जाते हैं और उनका फिर से इनवॉइस बनाया जा सकता है — कुछ भी फंसा नहीं रहता।

और एक बार समय का इनवॉइस बन जाने के बाद आप इसे संपादित या हटा नहीं सकते, क्योंकि आपके क्लाइंट के पास एक ऐसा दस्तावेज़ है जो इसके विपरीत बात कहता है। ड्राफ्ट को रद्द करें, प्रविष्टि बदलें, और इसका फिर से बिल बनाएँ।