Выставление счетов клиентам за ваше время

Регистрируйте часы, устанавливайте их стоимость и превращайте их в счета — по запросу, в определенный день месяца или в тот момент, когда сумма достигнет выбранного вами значения.

Учет рабочего времени отвечает на один вопрос: — что именно мы выставляем этому клиенту в счет в этом месяце? — и отвечает на него без необходимости кому-либо перепечатывать табель учета рабочего времени в счет.

Учет времени

Время и выставление счетов → Табель учета рабочего времени. Выберите проект, укажите продолжительность, опишите выполненную работу.

Продолжительность читается так, как вы бы ее написали: 1:30, 90m, 1h 30 и 2h означают одно и то же. Простое число — это минуты (45 — это три четверти часа, а не сорок пять часов).

Снимите флажок с пункта Оплачивается для внутренней работы. Она по-прежнему будет отображаться в ваших отчетах, чтобы вы могли видеть, куда на самом деле ушла неделя; она просто никогда не попадет в счет.

Установка стоимости часа

Ставки. Самая конкретная ставка имеет приоритет:

ставка по задаче превосходит ставку по проекту превосходит ставку по клиенту превосходит ставку по умолчанию

Поэтому задайте одну ставку по умолчанию, и вы готовы к работе. Добавьте ставку по клиенту, если у какого-то клиента особые условия, и ставку по задаче, если таковые имеются для определенного вида работ.

Ставки применяются к работе, выполненной в день их вступления в силу или после него. Это означает, что повышение ставки никогда не приводит к пересчету уже выполненной работы — прошлый месяц остается по ставке прошлого месяца, которая и была показана вашему клиенту.

Фиксированная цена за всю работу

Выберите Фиксированная цена за всю работу вместо почасовой ставки и установите ее для задачи. Счет выставляется один раз, независимо от того, сколько часов на это уйдет. Часы по-прежнему регистрируются, поэтому впоследствии вы можете увидеть, во сколько вам действительно обошлась эта работа — это та цифра, которая подскажет, стоит ли в следующий раз называть другую цену.

Часы без ставки

Работа без ставки отображается как Без цены, и за нее не выставлен счет. Ничего не потеряно: установите ставку, и она будет учтена при выставлении следующего счета. За нее никогда не выставляется нулевой счет, так как это навсегда вывело бы ее из пула.

Превращение в счет

В разделе Выставление счетов показано, сколько каждый клиент должен за работу, которую вы зарегистрировали и за которую еще не выставлен счет. Нажмите Создать черновик счета, и он превратится в черновик в вашей системе выставления счетов — в черновик, а не в отправленный счет. Просмотрите его, отредактируйте, добавьте все необходимое и отправьте, когда будете готовы.

Или настройте автоматизацию

Настройте это один раз для каждого клиента или задайте одно значение по умолчанию, которое охватывает всех, кого вы не указали:

| | | |---|---| | Только по моему указанию | ничего не происходит, пока вы не нажмете кнопку | | Сразу же, по мере учета времени | черновик появляется через несколько секунд после ввода записи | | В определенный день месяца | черновик создается каждый месяц в выбранный вами день | | Когда неоплаченная работа достигает определенной суммы | черновик создается в тот момент, когда общая сумма превышает ваше значение |

Дни отсчитываются от 1 до 28. 29-е, 30-е и 31-е числа есть не в каждом месяце, поэтому расписание, настроенное на 31-е число, тихо пропустит февраль и еще четыре месяца — для варианта «конец месяца» используйте 28-е.

Что выставлено в счет, а что нет

В разделе История перечислены все счета, выставленные на основе зарегистрированного вами времени, с указанием охватываемого периода, отработанных часов и суммы. В разделе Отчеты период детализируется по сотрудникам, клиентам и проектам, а также разделяются три вещи, которые легко перепутать:

Выставлено в счет — оплачено и зафиксировано в документе.
Еще не выставлено — оплачиваемая работа, за которую вы еще не взыскали плату. Это показатель,

за которым нужно следить.

Внутреннее — работа, за которую вы решили не брать плату.

Чего не может произойти

Час выставляется в счет один раз. Повторное нажатие кнопки Создать черновик счета не приведет к созданию второго счета, равно как и срабатывание расписания в момент, когда вы уже выставляете этому клиенту счет вручную.

Если вы аннулируете черновик, часы, которые в него входили, немедленно возвращаются в пул невыставленных и могут быть включены в новый счет — ничего не пропадет.

А после того как на время был выставлен счет, вы не можете его изменить или удалить, поскольку у вашего клиента на руках документ, в котором указано иное. Аннулируйте черновик, измените запись и выставьте счет снова.