請求書の支払いを受け取る

入金の記録

クライアントから支払いがあった場合は、それを記録します。一部入金も一般的です。「支払済み」と「未払済み」のどちらも当てはまらない場合にその選択を迫られるのではなく、実際に振り込まれた金額を記録すれば、請求書に残高が表示されます。

支払いリンク経由で決済された請求書は自動的に記録されます。手動で入力するのは、銀行振込など他の方法で入金があった場合のみです。

期限切れ

支払期日を過ぎても清算されていない請求書は、期限切れとなります。この状態は画面を表示した際にその場で算出されるため、画面を開いた瞬間に正確な状態が表示され、夜間バッチ処理などで更新する必要はありません。

無効化

発行すべきでなかった請求書は無効化してください。番号は使用済みのまま残り、書類は履歴に残って「無効」と表示され、未回収金額の集計対象外になります。削除して番号を振り直さないでください。連番の抜けは税務調査官が真っ先に指摘するポイントであり、11ヶ月後にはその理由を思い出せなくなってしまいます。

実際に作業が行われたにもかかわらずクライアントがどうしても支払わない場合は、無効化ではなく貸倒れとなり、税理士や会計士もそのように処理することを望みます。

履歴

各クライアントの画面には、これまでに請求したすべての履歴、未収金、および通常の支払いスピードが表示されます。最後の指標は、前払いを要求すべきかどうかを判断する際に役立ちます。