अपने स्वयं के ग्राहकों को इनवॉइस करना

इनवॉयसिंग की मदद से आप अपने ग्राहकों को अपने लेटरहेड पर बिल भेज सकते हैं, और भुगतान सीधे अपने खाते में प्राप्त कर सकते हैं।

यह आपका Zinn Digital® बिल नहीं है

ये दो अलग-अलग दस्तावेज़ हैं, और यह ज़रूरी है कि आप इन्हें अलग-अलग रखें:

बिलिंग वह राशि है जो आपकी ओर हमारी देनदारी है — आपके प्लान, आपके ऐड-ऑन, हमारा वैट नंबर, हमारे इनवॉयस नंबर।

इनवॉयसिंग वह राशि है जो आपके ग्राहक की ओर आपकी देनदारी है — आपके व्यवसाय का नाम और पता, आपका टैक्स पंजीकरण, आपकी अपनी नंबरिंग, और वह पैसा जो सीधे आपके पास जाता है। यह कभी भी हमारे माध्यम से होकर नहीं गुज़रता है और न ही कभी हमारे खातों में दिखाई देता है।

यहाँ आपके ग्राहक को खाते की आवश्यकता नहीं है। उनमें से अधिकांश को कभी पता भी नहीं चलेगा कि हमारा कोई अस्तित्व है, और यही इसका मुख्य उद्देश्य है।

आप क्या कर सकते हैं

मात्रा के अनुसार या घंटों और प्रति घंटे की दर के अनुसार इनवॉयस तैयार करें, जिसमें प्रत्येक लाइन पर छूट और प्रत्येक लाइन पर टैक्स शामिल हो। जिन लोगों को आप बिल भेजते हैं उन्हें सहेजें ताकि अगला इनवॉयस पहले से भरा हुआ मिले। इसे जारी करें, ब्रांडेड PDF के रूप में ईमेल करें, या एक भुगतान लिंक भेजें जो सीधे आपके अपने गेटवे में भुगतान एकत्र करता है। इसे पूर्ण भुगतान या आंशिक भुगतान के रूप में चिह्नित करें, और प्रत्येक ग्राहक का पूरा इतिहास एक ही स्थान पर देखें।

कार्यों को करने का क्रम

1. सबसे पहले सेटिंग्स — आपके व्यवसाय का विवरण, आपका लोगो, आपकी टैक्स दरें। इन्हें सेट करने से पहले जारी किए गए इनवॉयस में ये कमियाँ रह जाती हैं, और जारी किया गया इनवॉयस एक अपरिवर्तनीय दस्तावेज़ होता है।
2. ग्राहक — उन लोगों को जोड़ें जिन्हें आप बिल भेजते हैं, या काम करते समय जोड़ें और यह अगली बार के लिए सहेजा जाता है।
3. नया इनवॉयस — एक ग्राहक चुनें, लाइनें जोड़ें, पूर्वावलोकन देखें, और इसे जारी करें।

ड्राफ़्ट और जारी किए गए इनवॉयस

ड्राफ़्ट में आप जितनी बार चाहें बदलाव कर सकते हैं और इसका कोई नंबर नहीं होता है। जारी करना वह क्षण है जब यह एक दस्तावेज़ बन जाता है: यह आपकी श्रृंखला का अगला नंबर लेता है, और उस दिन के अनुसार आपके विवरण और आपके ग्राहक के विवरण को उस पर स्थायी रूप से दर्ज कर देता है। बाद में अपना पता बदलने से वह इनवॉयस दोबारा नहीं लिखा जाता जिसे आप पहले ही भेज चुके हैं, और आपके मुंशी या एकाउंटेंट को ठीक यही चाहिए।

यदि आप कुछ गलत जारी कर देते हैं, तो उसे रद्द (void) करें। वह नंबर उपयोग में ही रहता है और रिकॉर्ड दिखाई देता रहता है — इनवॉयस अनुक्रम में अंतर ही वह बात है जिसके बारे में टैक्स इंस्पेक्टर पूछताछ करते हैं।