הרץ עבודת לקוח על לוח

לוח הוא צינור עבודה אחד הכולל מתג נראות בכל חלק ממנו. הרעיון האחד הזה הוא מה שהופך אותו לשימושי כשלקוח נמצא בחדר, ולכן שווה להקדיש לכך שתי דקות לפני שמתחילים.

יצירת הלוח

לוח חדש, תנו לו שם לפי העבודה ולא לפי הלקוח — "השקה מחדש של אתר אינטרנט" נראה טוב יותר בקישור משותף מאשר "אקמי" — וכוונו אותו לארגון הלקוח אם העבודה שייכת לו. הוא מגיע עם צינור עבודה פעיל שתוכלו לשנות את שמו או להחליפו.

השאירו את שדה הלקוח ריק עבור עבודה פנימית: השיווק שלכם, תהליך הקליטה שלכם, צינור גיוס עובדים. שום דבר בלוח אינו מחייב שיוגדר לקוח.

החלטה מה הלקוח רואה, לכל פריט

לטורים, לכרטיסים ולתגובות יש נראות משלהם, והכלל הוא גם וגם: כרטיס גלוי ללקוח רק אם הן הכרטיס והן הטור שבו הוא נמצא גלויים ללקוח. המשמעות היא שהעברת כרטיס משותף לטור פנימי מסירה אותו מהלוח של הלקוח מבלי שתצטרכו לזכור לשנות גם את הכרטיס.

הדפוס המעשי שעובד:

• הפכו את שלבי המסירה שלכם לגלויים ללקוח, כדי שיוכל לעקוב אחר ההתקדמות.
• שמרו על טור צבר משימות (Backlog) או מיון ראשוני (Triage) כפנימי, כדי שעבודה מגובשת חלקית לא תיראה כהבטחה.
• השאירו כרטיסים בודדים כפנימיים כברירת מחדל ושתפו אותם כאשר הם מוכנים.

לשאול את הלקוח שאלה

שאלו אותה על גבי הכרטיס שאליו היא שייכת. היא תמתין לו בלוח שלו לצד העבודה שבה היא עוסקת, במקום להפוך לשרשור דוא"ל שאף אחד לא יוכל למצוא בעוד שלושה שבועות. כשהוא יענה, התשובה תישאר עם הכרטיס לנצח, וזה החלק שיחסוך לכם מאמץ מאוחר יותר.

אפשרו ללקוחות להגיש בקשה

הגדירו בלוח טור קליטה אחד, ולקוח בעל הרשאה יוכל ליצור בו כרטיס — ורק בו. זה מעניק ללקוחות מקום אמיתי להכניס אליו בקשות כמו "האם אפשר לעשות גם את X", מבלי שתצטרכו לטפל בכך בחמישה ערוצים שונים, וזה אף פעם לא מאפשר להם להפיל עבודה במרכז צינור העבודה שלכם.

ארכוב, ולמה הוא לא עולה לכם דבר

ארכבו לוח כאשר הפרויקט מסתיים. הלוח, הכרטיסים שלו, השאלות וכל תשובה נשארים נגישים לקריאה — התיעוד של מה שנמסר הוא לעיתים קרובות הדבר שמישהו ישאל לגביו כעבור שנה.

לוח שהועבר לארכיון אינו נספר במכסת הלוחות שלכם. שמירת התיעוד שלכם היא ללא עלות; לעולם לא תצטרכו למחוק היסטוריה של לקוח כדי לפנות מקום.

מי ביצע מה, ומתי

כל כרטיס כולל מי יצר אותו, מי שינה אותו לאחרונה ומתי. בצד של הלקוח, עבודה מהצוות שלכם מיוחסת לסוכנות שלכם לפי שמה ולא לאדם פרטי — אנשי הצוות שלכם אינם מוצגים, והלקוח לעולם אינו יודע מי מהאנשים שלכם כתב מה.