נהלו את עבודת הלקוחות בלוח

לוח הוא צינור עבודה יחיד עם מתג נראות בכל אחד מחלקיו. הרעיון היחיד הזה הוא מה שהופך אותו לשימושי בנוכחות לקוח בחדר, כך שהוא שווה שתי דקות מזמנכם לפני שתתחילו.

צרו את הלוח

New board, תנו לו שם לפי העבודה ולא לפי הלקוח — "Website relaunch" נקרא טוב יותר בקישור משותף מאשר "Acme" — ושייכו אותו לארגון הלקוח אם העבודה שייכת לו. הוא מגיע עם צינור עבודה פעיל שתוכלו לשנות את שמו או להחליף אותו.

השאירו את שדה הלקוח ריק עבור עבודה פנימית: השיווק שלכם, תהליך הקליטה שלכם, או צינור גיוס עובדים. שום דבר בלוח אינו דורש לקוח.

החליטו מה הלקוח רואה, לפי כל פריט

עמודות, כרטיסים ותגובות נושאים כל אחד הגדרת נראות משלו, והכלל הוא וגם: כרטיס גלוי ללקוח רק אם הכרטיס וגם העמודה שבה הוא נמצא גלויים שניהם ללקוח. המשמעות היא שהעברת כרטיס משותף לעמודה פנימית מסירה אותו מלוח הלקוח מבלי שתצטרכו לזכור לשנות גם את הכרטיס.

הדפוס המעשי שעובד:

• הגדירו את שלבי האספקה שלכם כגלויים ללקוח, כדי שיוכלו לעקוב אחר ההתקדמות.
• השאירו עמודת Backlog או Triage כפנימית, כדי שעבודה לא מוגמרת לא תיראה כמו הבטחה.
• השאירו כרטיסים בודדים כפנימיים כברירת מחדל ושתפו אותם כשהם מוכנים.

שאלו את הלקוח שאלה

שאלו אותה על גבי הכרטיס שאליו היא שייכת. היא תחכה להם בלוח שלהם לצד העבודה שבה היא עוסקת, במקום להפוך לשרשור אימייל שאיש אינו יכול למצוא בעוד שלושה שבועות. כשהם עונים, התשובה נשארת עם הכרטיס לתמיד, וזהו החלק שיחסוך מכם טרחה בהמשך.

אפשרו להם להגיש בקשה

הקצו ללוח עמודת קליטה אחת ולקוח בעל מושב במערכת יוכל ליצור בה כרטיס — ובה בלבד. זה מעניק להם מקום אמיתי להניח בו את הבקשה "האם תוכלו לעשות גם את X" מבלי שתצטרכו לטפל בה בחמישה ערוצים שונים, ולעולם אינו מאפשר להם להפיל עבודה באמצע צינור העבודה שלכם.

העברה לארכיון, ומדוע זה לא עולה לכם דבר

העבירו לוח לארכיון כשהפרויקט מסתיים. הלוח, הכרטיסים שבו, השאלות שלו וכל תשובה נותרים קריאים — התיעוד של מה שסופק הוא לעיתים קרובות הדבר שמישהו שואל לגביו שנה לאחר מכן.

לוח שהועבר לארכיון אינו נספר כחלק ממגבלת הלוחות שלכם. שמירת התיעוד שלכם היא בחינם; לעולם לא תצטרכו למחוק את ההיסטוריה של לקוח כדי לפנות מקום.

מי עשה מה, ומתי

כל כרטיס נושא מידע לגבי מי יצר אותו, מי שינה אותו לאחרונה ומתי. בצד הלקוח, עבודה מהצוות שלכם מיוחסת לסוכנות שלכם לפי שמה ולא לאדם פרטי — הצוות שלכם אינו מוצג לראווה, ולקוח לעולם אינו לומד מי מהאנשים שלכם כתב מה.