ثبت پرداخت
هنگامی که مشتری پرداخت میکند، آن را ثبت کنید. پرداختهای جزئی امری عادی هستند — مبلغ دریافتی را ثبت کنید تا صورتحساب باقیمانده بدهی را نشان دهد، نه اینکه شما را مجبور به انتخاب بین «پرداختشده» و «پرداختنشده» کند، در حالی که هیچکدام درست نیست.
صورتحسابی که از طریق پیوند پرداخت تسویه میشود، خودبهخود ثبت میگردد؛ شما فقط پرداختهایی را وارد میکنید که از روشهای دیگری مانند انتقال بانکی واریز شدهاند.
معوقه
یک صورتحساب زمانی معوقه میشود که سررسید آن گذشته باشد و تسویه نشده باشد. این وضعیت در زمان مشاهده محاسبه میشود، بنابراین به محض باز کردن صفحه درست است و هرگز برای بهروزرسانی نیازی به پردازش شبانه ندارد.
باطل کردن
صورتحسابی را که نباید صادر میکردید، باطل کنید. شماره آن محفوظ میماند، سند با برچسب باطلشده در تاریخچه باقی میماند و دیگر جزو طلب شما محاسبه نمیشود. حذف نکنید و شمارهگذاری مجدد انجام ندهید — فقدان یک شماره در یک دنباله اولین چیزی است که بازرس مالیاتی درباره آن سؤال خواهد کرد، و شما یازده ماه بعد دلیل آن را به یاد نخواهید آورد.
اگر کار واقعاً انجام شده و مشتری صرفاً از پرداخت خودداری میکند، این بدهی سوختشده محسوب میشود و نه ابطال، و حسابدار شما مایل است با آن به همین صورت برخورد شود.
تاریخچه
صفحه اختصاصی هر مشتری تمام مواردی را که تا کنون برای او فاکتور کردهاید، مبالغ پرداختنشده و سرعت پرداخت معمول او را نمایش میدهد. این رقم آخر هنگام تصمیمگیری درباره درخواست پرداخت پیشپرداخت بسیار مفید است.