صدور صورت‌حساب برای مشتریانتان بر اساس زمان شما

ردیابی زمان به یک پرسش پاسخ می‌دهد — این ماه چه مبلغی را برای این مشتری فاکتور کنیم؟ — و این کار را بدون اینکه نیازی باشد فردی برگه ساعت کارکرد را دوباره در یک فاکتور تایپ کند، انجام می‌دهد.

ثبت زمان

زمان و صدور صورتحساب ← برگه ساعت کارکرد. پروژه را انتخاب کنید، مدت زمان را مشخص نمایید و کاری را که انجام داده‌اید بنویسید.

مدت‌زمان‌ها همان‌گونه که می‌نویسید خوانده می‌شوند: 1:30، 90m، 1h 30 و 2h همگی یک معنی را می‌دهند. یک عددِ تنها نشان‌دهنده دقیقه است — 45 یعنی سه ربع ساعت، نه چهل و پنج ساعت.

برای کارهای داخلی، تیک گزینه قابل فاکتور را بردارید. این زمان همچنان در گزارش‌های شما ظاهر می‌شود تا بتوانید ببینید هفته واقعاً صرف چه اموری شده است؛ صرفاً هرگز وارد فاکتور نمی‌شود.

تعیین ارزش هر ساعت

نرخ‌ها. خاص‌ترین نرخ اولویت دارد:

نرخ وظیفه بر نرخ پروژه بر نرخ مشتری بر نرخ پیش‌فرض شما اولویت دارد

بنابراین یک نرخ پیش‌فرض تعیین کنید تا آماده کار شوید. هنگامی که یک مشتری شرایط متفاوتی دارد، یک نرخ مشتری و هنگامی که نوع خاصی از کار شرایط متفاوتی دارد، یک نرخ وظیفه اضافه کنید.

نرخ‌ها برای کارهایی اعمال می‌شوند که در تاریخ شروع آن‌ها یا پس از آن انجام شده باشند. این بدان معناست که افزایش نرخ شما هرگز قیمت کارهایی را که قبلاً انجام داده‌اید تغییر نمی‌دهد — ماه گذشته با نرخ ماه گذشته باقی می‌ماند، که همان چیزی است که به مشتری شما نشان داده شده بود.

قیمت ثابت برای کل کار

به جای نرخ ساعتی، گزینه قیمت ثابت برای کل کار را انتخاب کنید و آن را روی وظیفه تعیین نمایید. این مورد صرف‌نظر از اینکه چه تعداد ساعت صرف آن شود، یک‌بار فاکتور می‌شود. ساعت‌ها همچنان ثبت می‌شوند، بنابراین می‌توانید بعداً ببینید که آن کار واقعاً چقدر برای شما هزینه داشته است — این همان رقمی است که به شما نشان می‌دهد آیا دفعه بعد باید قیمت متفاوتی پیشنهاد دهید یا خیر.

ساعت‌های بدون نرخ

کارهای بدون نرخ با عنوان بدون قیمت نشان داده می‌شوند و فاکتور نمی‌گردند. هیچ چیز از بین نمی‌رود: نرخی تعیین کنید تا در فاکتور بعدی لحاظ شود. این کار هرگز با قیمت صفر فاکتور نمی‌شود، زیرا این اقدام آن را برای همیشه از چرخه محاسبات خارج می‌کند.

تبدیل به فاکتور

بخش صدور صورتحساب نشان می‌دهد که هر مشتری بابت کارهایی که ثبت کرده‌اید و هنوز فاکتور نکرده‌اید، چه مبلغی بدهکار است. گزینه ایجاد پیش‌نویس فاکتور را فشار دهید تا به یک پیش‌نویس در سامانه صدور صورتحساب شما تبدیل شود — یک پیش‌نویس، نه یک فاکتور ارسال‌شده. آن را بررسی کنید، ویرایش نمایید، هر مورد دیگری را که لازم است اضافه کنید و زمانی که آماده بودید، آن را بفرستید.

یا تنظیم فرآیند به‌صورت خودکار

آن را یک‌بار برای هر مشتری تنظیم کنید، یا یک پیش‌فرض تعیین نمایید که همه افرادی را که نام نبرده‌اید شامل شود:

روزها از ۱ تا ۲۸ در نظر گرفته می‌شوند. روزهای ۲۹، ۳۰ و ۳۱ در همه ماه‌ها وجود ندارند، بنابراین زمان‌بندی تنظیم‌شده روی روز ۳۱ بی‌سر‌و‌صدا از ماه فوریه و چهار ماه دیگر رد می‌شود — برای «پایان ماه»، از ۲۸ استفاده کنید.

چه چیزهایی فاکتور شده و چه چیزهایی نشده‌اند

بخش تاریخچه هر فاکتور صادرشده از زمان ثبت‌شده شما را به‌همراه دوره‌ای که پوشش می‌دهد، ساعت‌ها و مبلغ فهرست می‌کند. بخش گزارش‌ها یک دوره را بر اساس فرد، مشتری و پروژه تفکیک می‌کند و سه موردی را که ممکن است به‌سادگی اشتباه گرفته شوند، از یکدیگر مجزا نگه می‌دارد:

• فاکتور شده — صورتحساب آن صادر شده و در قالب یک سند قرار گرفته است.
• هنوز فاکتور نشده — کار قابل فاکتور که هنوز هزینه آن را دریافت نکرده‌اید. این همان رقمی است که باید زیر نظر داشته باشید.
• داخلی — کاری که تصمیم گرفته‌اید هزینه‌ای بابت آن دریافت نکنید.

مواردی که دچار خطا نمی‌شوند

یک ساعت فقط یک‌بار فاکتور می‌شود. فشردن دوباره گزینه ایجاد پیش‌نویس فاکتور باعث ایجاد فاکتور دوم نمی‌شود، و همچنین اجرای یک زمان‌بندی خودکار در حالی که خودتان در حال صدور دستی صورتحساب برای آن مشتری هستید، تداخلی ایجاد نمی‌کند.

اگر پیش‌نویسی را باطل کنید، ساعت‌هایی که پوشش داده بود مستقیماً به بخش کارهای تسویه‌نشده بازمی‌گردند و می‌توانند دوباره فاکتور شوند — هیچ چیز معلق باقی نمی‌ماند.

و هنگامی که زمانی فاکتور شد، دیگر نمی‌توانید آن را ویرایش یا حذف کنید، زیرا مشتری شما سندی در دست دارد که خلاف آن را نشان می‌دهد. پیش‌نویس را باطل کنید، ورودی را تغییر دهید و دوباره فاکتور نمایید.