انجام کارهای مشتری روی یک برد

یک برد، یک خط لوله کاری است که روی هر بخش از آن کلید تغییر وضعیت دیده‌شدن وجود دارد. همین یک ایده است که آن را حتی در حضور مشتری در اتاق قابل استفاده می‌کند، بنابراین ارزش دو دقیقه وقت گذاشتن قبل از شروع کار را دارد.

ساختن برد

برد جدید، آن را بر اساس نوع کار نام‌گذاری کنید تا نام مشتری — عبارت «راه‌اندازی مجدد وب‌سایت» در پیوند اشتراک‌گذاری‌شده خواناتر از «اکمی» به نظر می‌رسد — و اگر کار متعلق به مشتری است، آن را به سازمان مشتری ارجاع دهید. برد به همراه یک خط لوله کاری آماده ارائه می‌شود که می‌توانید نام آن را تغییر دهید یا جایگزینش کنید.

برای کارهای داخلی، بخش مشتری را خالی بگذارید: بازاریابی خودتان، فرآیند ورود اعضای جدید، یا خط لوله استخدام. هیچ چیز در یک برد نیازمند یک مشتری نیست.

تصمیم‌گیری درباره آنچه مشتری می‌بیند، به ازای هر آیتم

ستون‌ها، کارت‌ها و نظرات هر کدام سطح دیده‌شدن مخصوص به خود را دارند و این قاعده بر پایه شرط و عمل می‌کند: یک کارت تنها در صورتی برای مشتری قابل مشاهده است که هم خود کارت و هم ستونی که در آن قرار دارد، هر دو برای مشتری قابل مشاهده باشند. این بدان معناست که انتقال یک کارت به اشتراک‌گذاشته‌شده به یک ستون داخلی، آن را بدون نیاز به تغییر وضعیت خود کارت، از برد مشتری حذف می‌کند.

الگوی عملی و کارآمد:

• مراحل تحویل پروژه را برای مشتری قابل مشاهده کنید تا بتوانند پیشرفت کار را دنبال کنند.
• یک ستون Backlog یا Triage را به صورت داخلی نگه دارید تا کارهای نیمه‌کاره به منزله یک قول یا تعهد قطعی به نظر نرسند.
• کارت‌های اختصاصی را به صورت پیش‌فرض داخلی بگذارید و زمانی که نهایی شدند آن‌ها را به اشتراک بگذارید.

پرسیدن سؤال از مشتری

سؤال را ذیل همان کارتی که به آن تعلق دارد بپرسید. سؤال به جای آنکه به رشته‌نامه‌ای ایمیلی تبدیل شود که سه هفته بعد هیچ‌کس پیدایش نمی‌کند، در برد خودشان در کنار کار مربوطه منتظرشان خواهد ماند. وقتی پاسخ دهند، پاسخ برای همیشه در کنار کارت می‌ماند، و این همان بخشی است که در آینده به داد شما می‌رسد.

فراهم کردن امکان ثبت درخواست توسط آن‌ها

یک ستون ورودی برای برد در نظر بگیرید تا مشتری دارای حساب کاربری بتواند در آن — و فقط در آن — کارت بسازد. این کار به آن‌ها فضایی واقعی می‌دهد تا درخواست‌هایی مانند «آیا می‌توانید کار X را هم انجام دهید» ثبت کنند، بدون آنکه شما ناچار باشید آن را در پنج کانال مختلف پیگیری کنید، و هرگز اجازه نخواهد داد که کارها را در میانه خط لوله کاری شما رها سازند.

بایگانی کردن، و اینکه چرا برای شما هزینه‌ای ندارد

وقتی پروژه تمام شد، برد را بایگانی کنید. برد، کارت‌هایش، سؤالاتش و تک‌تک پاسخ‌ها قابل خواندن باقی می‌مانند — سابقه آنچه تحویل داده شده اغلب همان چیزی است که ممکن است یک سال بعد کسی درباره‌اش بپرسد.

یک برد بایگانی‌شده جزو سقف محدودیت بردهای شما محاسبه نمی‌شود. نگهداری سوابقتان رایگان است؛ هرگز مجبور نخواهید بود برای باز کردن فضا، سوابق یک مشتری را حذف کنید.

چه کسی چه کاری انجام داد، و چه زمانی

هر کارت نشان می‌دهد چه کسی آن را ایجاد کرده، چه کسی آخرین تغییر را داده و چه زمانی این کار انجام شده است. در سمت مشتری، کارهای انجام‌شده از سوی تیم شما به جای یک فرد، به نام آژانس شما نسبت داده می‌شود — کارکنان شما در معرض دید نیستند، و مشتری هرگز متوجه نخواهد شد کدام یک از اعضای شما چه مطلبی را نوشته است.