একটি বোর্ডে গ্রাহকের কাজ পরিচালনা করুন

একটি বোর্ড হলো কাজের এমন একটি পাইপলাইন যার প্রতিটি অংশে দৃশ্যমানতা পরিবর্তনের সুইচ রয়েছে। ঠিক এই একটি ধারণার কারণেই এটি ক্লায়েন্টের উপস্থিতিতে কার্যকরভাবে ব্যবহার করা যায়, তাই শুরু করার আগে দুই মিনিট সময় দেওয়া সার্থক।

বোর্ডটি তৈরি করুন

New board, ক্লায়েন্টের নামের পরিবর্তে কাজের ধরন অনুযায়ী এর নাম দিন — শেয়ার করা লিঙ্কে "Acme"-এর চেয়ে "Website relaunch" দেখতে বেশি ভালো লাগে — এবং কাজটি ক্লায়েন্টের হলে তাদের সংস্থাকে এটি বরাদ্দ করুন। এটি একটি প্রস্তুত পাইপলাইন সহ আসে, যা আপনি পুনঃনামকরণ বা পরিবর্তন করতে পারেন।

অভ্যন্তরীণ কাজের জন্য ক্লায়েন্টের ঘরটি খালি রাখুন: আপনার নিজস্ব বিপণন, অনবোর্ডিং, কর্মী নিয়োগের পাইপলাইন। একটি বোর্ডের কোনো অংশের জন্যই ক্লায়েন্ট থাকা বাধ্যতামূলক নয়।

প্রতিটি আইটেমের ক্ষেত্রে ক্লায়েন্ট কী দেখতে পাবেন তা নির্ধারণ করুন

কলাম, কার্ড এবং মন্তব্য—প্রতিটির নিজস্ব দৃশ্যমানতা রয়েছে এবং এর নিয়মটি হলো এবং: একটি কার্ড শুধুমাত্র তখনই ক্লায়েন্টের কাছে দৃশ্যমান হবে যদি কার্ডটি এবং যে কলামে এটি রয়েছে উভয়ই ক্লায়েন্টের কাছে দৃশ্যমান হয়। এর অর্থ হলো একটি শেয়ার করা কার্ডকে অভ্যন্তরীণ কোনো কলামে সরিয়ে নিলে তা ক্লায়েন্টের বোর্ড থেকে নিজে থেকেই সরে যায়, এর জন্য কার্ডের দৃশ্যমানতা আলাদাভাবে পরিবর্তনের কথা মনে রাখার প্রয়োজন হয় না।

কার্যকর ও বাস্তবসম্মত নিয়মাবলী:

• আপনার ডেলিভারির ধাপগুলো ক্লায়েন্টের কাছে দৃশ্যমান রাখুন, যাতে তারা অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করতে পারেন।
• একটি Backlog বা Triage কলাম অভ্যন্তরীণ রাখুন, যাতে অসম্পূর্ণ কাজ প্রতিশ্রুতি হিসেবে দেখা না যায়।
• পৃথক কার্ডগুলো ডিফল্টভাবে অভ্যন্তরীণ রাখুন এবং প্রস্তুত হলে সেগুলো শেয়ার করুন।

ক্লায়েন্টকে একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন

প্রশ্নটি সংশ্লিষ্ট কার্ডটিতেই জিজ্ঞাসা করুন। তিন সপ্তাহ পর খুঁজে পাওয়া যাবে না এমন কোনো ইমেল থ্রেড হওয়ার পরিবর্তে, এটি তাদের বোর্ডে সংশ্লিষ্ট কাজের সাথে তাদের জন্য অপেক্ষা করবে। যখন তারা উত্তর দেবেন, উত্তরটি চিরতরে সেই কার্ডটির সাথেই থাকবে, যা পরবর্তীতে আপনার সময় বাঁচাবে।

তাদের অনুরোধ জমা দিতে দিন

বোর্ডে একটি ইনটেক কলাম যুক্ত করুন এবং অ্যাক্সেস রয়েছে এমন একজন ক্লায়েন্ট এতে একটি কার্ড তৈরি করতে পারবেন — এবং শুধুমাত্র এতেই পারবেন। এটি তাদেরকে পাঁচটি ভিন্ন মাধ্যমে যোগাযোগ না করে "আপনারা কি X কাজটিও করতে পারবেন" বলার মতো একটি বাস্তব জায়গা প্রদান করে, এবং এটি তাদের কখনোই আপনার পাইপলাইনের মাঝখানে কাজ যুক্ত করতে দেয় না।

আর্কাইভ করা, এবং কেন এতে আপনার অতিরিক্ত খরচ হয় না

প্রকল্প শেষ হলে একটি বোর্ড আর্কাইভ করুন। বোর্ড, এর কার্ড, প্রশ্ন এবং প্রতিটি উত্তর পড়ার উপযোগী থাকে — কী সরবরাহ করা হয়েছিল তার বিবরণই প্রায়শই এক বছর পরে কেউ জানতে চাইতে পারে।

আর্কাইভ করা কোনো বোর্ড আপনার বোর্ড সীমার মধ্যে গণনা করা হয় না। আপনার তথ্য সংরক্ষণ করা সম্পূর্ণ বিনামূল্যে; জায়গা খালি করার জন্য আপনাকে কখনোই কোনো ক্লায়েন্টের ইতিহাস মুছে ফেলতে হবে না।

কে কী করেছেন এবং কখন করেছেন

প্রতিটি কার্ডে উল্লেখ থাকে কে এটি তৈরি করেছেন, কে এটি সর্বশেষ পরিবর্তন করেছেন এবং কখন করেছেন। ক্লায়েন্টের দিক থেকে, আপনার দলের কাজ কোনো ব্যক্তির নামের পরিবর্তে আপনার এজেন্সির নামে প্রদর্শিত হয় — আপনার কর্মীরা সরাসরি সামনে আসেন না, এবং ক্লায়েন্ট কখনোই জানতে পারেন না যে আপনার দলের কোন ব্যক্তি কী লিখেছেন।