আপনার সময়ের জন্য আপনার ক্লায়েন্টদের বিল করা

টাইম ট্র্যাকিং একটি প্রশ্নের উত্তর দেয়—এই মাসের জন্য আমরা এই মক্কেলকে কত টাকার বিল করব?—এবং এটি এমনভাবে উত্তর দেয় যাতে কাউকে টাইমশিট পুনরায় ইনভয়েসে টাইপ করতে না হয়।

সময় রেকর্ড করুন

Time & billing → Timesheet। প্রজেক্ট বেছে নিন, সময় কত তা বলুন, কী করেছেন তা লিখুন।

সময়কালগুলো আপনি যেভাবে লিখবেন সেভাবেই পড়া হয়: 1:30, 90m, 1h 30 এবং 2h—সবগুলোর অর্থ একই। খালি সংখ্যা মানে মিনিট—45 হলো তিন চতুর্থাংশ ঘণ্টা, পয়তাল্লিশ ঘণ্টা নয়।

অভ্যন্তরীণ কাজের জন্য Billable টিক চিহ্ন তুলে দিন। এটি এখনও আপনার প্রতিবেদনে প্রদর্শিত হয়, যাতে সপ্তাহটি আসলে কোথায় কেটেছে তা আপনি দেখতে পান; এটি কখনই ইনভয়েসে যায় না।

প্রতি ঘণ্টার মূল্য নির্ধারণ করুন

Rates। সবচেয়ে নির্দিষ্ট রেটটি কার্যকর হয়:

একটি টাস্কের রেট প্রজেক্টের রেটকে হারিয়ে দেয় যা ক্লায়েন্টের রেটকে হারিয়ে দেয় যা আপনার ডিফল্ট রেটকে হারিয়ে দেয়

সুতরাং একটি ডিফল্ট সেট করুন এবং আপনি কাজ শুরু করতে পারেন। যখন কোনো মক্কেলের শর্ত ভিন্ন হয় তখন একটি মক্কেলের রেট যোগ করুন, এবং যখন কোনো বিশেষ কাজের ধরন আলাদা হয় তখন একটি টাস্কের রেট যোগ করুন।

রেটগুলো তাদের শুরুর তারিখ বা তার পরে সম্পন্ন কাজের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। এর মানে হলো আপনার রেট বাড়ানো কখনোই আপনার ইতিমধ্যে সম্পন্ন করা কাজের দাম আবার নির্ধারণ করে না—গত মাস গত মাসের রেটেই থাকে, যা আপনার মক্কেলকে দেখানো হয়েছিল।

সম্পূর্ণ কাজের জন্য একটি নির্দিষ্ট মূল্য

ঘণ্টার হারের পরিবর্তে Fixed price for the whole job বেছে নিন এবং এটি টাস্কে সেট করুন। যত ঘণ্টাই লাগুক না কেন, এর জন্য একবারই ইনভয়েস করা হয়। ঘণ্টাগুলো এখনও রেকর্ড করা হয়, যাতে আপনি পরে দেখতে পারেন কাজটির জন্য আপনার আসল কত খরচ হয়েছিল—যে সংখ্যাটি আপনাকে বলে দেয় পরের বার ভিন্নভাবে কোট করবেন কি না।

রেট ছাড়া ঘণ্টা

যে কাজের কোনো রেট নেই তা Unpriced হিসেবে দেখানো হয় এবং এর জন্য ইনভয়েস করা হয় না। কিছুই হারায় না: একটি রেট সেট করুন এবং পরবর্তী ইনভয়েসে এটি অন্তর্ভুক্ত করা হবে। এটি কখনই শূন্য টাকায় বিল করা হয় না, কারণ তা এটিকে চিরকালের জন্য পুলের বাইরে নিয়ে যাবে।

এটিকে ইনভয়েসে রূপান্তর করুন

Billing আপনার রেকর্ড করা এবং এখনও ইনভয়েস না করা কাজের জন্য প্রতিটি মক্কেল কত টাকা দেয় তা দেখায়। Create draft invoice চাপুন এবং এটি আপনার ইনভয়েসিং স্যুটে একটি ড্রাফটে পরিণত হয়—একটি ড্রাফট, পাঠানো ইনভয়েস নয়। এটি পর্যালোচনা করুন, সম্পাদনা করুন, এর অন্য কোনো প্রয়োজনীয় জিনিস যোগ করুন এবং প্রস্তুত হলে এটি পাঠান।

অথবা আপনার হস্তক্ষেপ ছাড়াই এটি ঘটান

প্রতি মক্কেলের জন্য একবার সেট করুন, অথবা আপনার নাম না দেওয়া সবাইকে কভার করে এমন একটি ডিফল্ট সেট করুন:

| | | |---|---| | Only when I say so | আপনি বোতাম না চাপলে কিছুই হয় না | | Straight away, as time is logged | এন্ট্রি করার কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে একটি ড্রাফট প্রদর্শিত হয় | | On a day of the month | আপনার বেছে নেওয়া দিনে প্রতি মাসে একটি ড্রাফট | | When unbilled work reaches an amount | মোট পরিমাণ আপনার অঙ্কে পৌঁছানোর সাথে সাথেই একটি ড্রাফট |

দিনগুলো ১ থেকে ২৮ পর্যন্ত হয়। ২৯, ৩০ এবং ৩১ তারিখ প্রতিটি মাসে থাকে না, তাই ৩১ তারিখে সেট করা একটি সিডিউল নীরবে ফেব্রুয়ারি এবং অন্য চারটি মাস বাদ দিয়ে দেবে—"মাসের শেষের" জন্য, ২৮ ব্যবহার করুন।

কোনটির বিল করা হয়েছে এবং কোনটির হয়নি

History আপনার রেকর্ড করা সময় থেকে তৈরি প্রতিটি ইনভয়েস তালিকাভুক্ত করে, সাথে রয়েছে এর কভার করা সময়কাল, ঘণ্টা এবং অর্থ। Reports একটি সময়কালকে ব্যক্তি, মক্কেল এবং প্রজেক্ট অনুযায়ী ভাগ করে, এবং সহজে গুলিয়ে ফেলা যায় এমন তিনটি বিষয় আলাদা রাখে:

• Invoiced — বিল করা হয়েছে এবং নথিতে রয়েছে।
• Not yet invoiced — বিলযোগ্য কাজ যার জন্য আপনি এখনও চার্জ করেননি। এটি লক্ষ্য রাখার মতো সংখ্যা।
• Internal — যে কাজের জন্য আপনি চার্জ না করার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন।

যা ভুল হতে পারে না

এক ঘণ্টা একবার ইনভয়েস করা হয়। Create draft invoice দুবার চাপলে দ্বিতীয় কোনো ইনভয়েস তৈরি হয় না, এবং আপনি যখন ইতিমধ্যে ম্যানুয়ালি সেই মক্কেলকে বিল করছেন তখন কোনো সিডিউল রান করলেও দ্বিতীয় ইনভয়েস তৈরি হয় না।

আপনি যদি কোনো ড্রাফট বাতিল করেন, তবে এটি যে ঘণ্টাগুলো কভার করেছিল তা সরাসরি বকেয়া পুলে ফিরে আসে এবং আবার ইনভয়েস করা যেতে পারে—কোনো কিছুই আটকে থাকে না।

এবং একবার সময়ের জন্য ইনভয়েস করা হয়ে গেলে আপনি এটি সম্পাদনা বা মুছতে পারবেন না, কারণ আপনার মক্কেলের কাছে এর বিপরীত কথা বলে এমন একটি নথি রয়েছে। ড্রাফট বাতিল করুন, এন্ট্রি পরিবর্তন করুন এবং এটি আবার বিল করুন।