আপনার নিজের ক্লায়েন্টদের চালান তৈরি করা

ইনভয়েসিং আপনাকে আপনার নিজস্ব পেপারে আপনার ক্লায়েন্টদের বিল করার এবং আপনার নিজের অ্যাকাউন্টে পেমেন্ট পাওয়ার সুবিধা দেয়।

এটি আপনার Zinn Digital® বিল নয়

দুটি ভিন্ন নথি, এবং দুটির মধ্যে পার্থক্য বজায় রাখা জরুরি:

বিলিং হলো যা আপনি আমাদের কাছে দেন — আপনার প্ল্যান, আপনার অ্যাড-অন, আমাদের ভ্যাট নম্বর, আমাদের ইনভয়েস নম্বর।

ইনভয়েসিং হলো যা আপনার ক্লায়েন্ট আপনার কাছে দেয় — আপনার ব্যবসার নাম ও ঠিকানা, আপনার ট্যাক্স রেজিস্ট্রেশন, আপনার নিজস্ব নম্বর এবং সরাসরি আপনার কাছে যাওয়া টাকা। এটি কখনোই আমাদের মাধ্যমে যায় না এবং আমাদের অ্যাকাউন্টে প্রদর্শিতও হয় না।

আপনার ক্লায়েন্টের এখানে কোনো অ্যাকাউন্টের প্রয়োজন নেই। তাদের বেশিরভাগই কখনো জানতে পারবে না যে আমাদের অস্তিত্ব আছে, যে বিষয়টি এখানে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।

আপনি যা করতে পারেন

পরিমাণ অনুযায়ী বা ঘণ্টা ও ঘণ্টাপ্রতি হারে, প্রতি লাইনে ডিসকাউন্ট ও প্রতি লাইনে ট্যাক্স সহ একটি ইনভয়েস তৈরি করুন। যাদের আপনি বিল করেন তাদের তথ্য সংরক্ষণ করুন যাতে পরবর্তী ইনভয়েস স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হয়ে যায়। এটি জারি করুন, একটি ব্র্যান্ডেড পিডিএফ হিসেবে ইমেল করুন, অথবা এমন একটি পেমেন্ট লিঙ্ক পাঠান যা আপনার নিজস্ব গেটওয়েতে পেমেন্ট সংগ্রহ করে। এটিকে পেমেন্ট সম্পন্ন বা আংশিক পেমেন্ট হিসেবে চিহ্নিত করুন এবং এক জায়গায় প্রতিটি ক্লায়েন্টের সম্পূর্ণ ইতিহাস দেখুন।

কাজগুলো যে ক্রমে করবেন

১. প্রথমে Settings — আপনার ব্যবসার বিবরণ, আপনার লোগো, আপনার ট্যাক্স রেট। এগুলো সেট করার আগে ইস্যু করা ইনভয়েসে ঘাটতি থেকে যায়, আর একটি ইস্যু করা ইনভয়েস হলো একটি অপরিবর্তনীয় নথি। ২. Clients — যাদের আপনি বিল করেন তাদের যোগ করুন, অথবা কাজ করার সময় একজন করে যোগ করুন এবং পরবর্তী সময়ের জন্য তা সংরক্ষিত হয়ে যাবে। ৩. New invoice — একজন ক্লায়েন্ট বেছে নিন, লাইন যোগ করুন, প্রিভিউ দেখুন, এটি ইস্যু করুন।

ড্রাফট এবং ইস্যু করা ইনভয়েস

একটি ড্রাফট ইচ্ছামতো পরিবর্তন করা যায় এবং এর কোনো নম্বর থাকে না। ইস্যু করার মুহূর্তেই এটি একটি নথিতে পরিণত হয়: এটি আপনার সিরিজের পরবর্তী নম্বরটি গ্রহণ করে এবং সেই দিনের মতো আপনার ও আপনার ক্লায়েন্টের বিবরণ এতে নির্দিষ্ট করে দেয়। পরবর্তীতে আপনার ঠিকানা পরিবর্তন করলে আপনার পাঠানো কোনো ইনভয়েস পরিবর্তন হয় না, যা আপনার হিসাবরক্ষকের ঠিক যেমন প্রয়োজন।

আপনি যদি ভুল কিছু ইস্যু করেন, তবে সেটি void করুন। নম্বরটি ব্যবহারের তালিকায় থেকে যায় এবং রেকর্ডটি দৃশ্যমান থাকে — একটি ইনভয়েস সিকোয়েন্সে ফাঁক থাকলে ট্যাক্স পরিদর্শক সে বিষয়ে প্রশ্ন তোলেন।