Fakturisanje vaših klijenata za vaše vreme

Praćenje vremena odgovara na jedno pitanje — šta ovog meseca fakturišemo ovom klijentu? — i na njega odgovara bez potrebe da bilo ko ponovo unosi podatke iz evidencije rada u fakturu.

Evidentiranje vremena

Vreme i naplata → Evidencija rada. Izaberite projekat, navedite trajanje, opišite šta ste radili.

Trajanja se čitaju onako kako biste ih i napisali: 1:30, 90m, 1h 30 i 2h znače isto. Običan broj predstavlja minute — 45 je tri četvrtine sata, a ne četrdeset pet sati.

Poništite izbor opcije Za naplatu za internice. To se i dalje prikazuje u vašim izveštajima, tako da možete videti na šta je nedelja zapravo otišla; to se jednostavno nikada ne nađe na fakturi.

Određivanje vrednosti sata

Tarife. Specifičnija tarifa ima prednost:

tarifa za zadatak ima prednost nad tarifom za projekat ima prednost nad tarifom za klijenta ima prednost nad vašom podrazumevanom tarifom

Zato podesite jednu podrazumevanu tarifu i spremni ste za rad. Dodajte tarifu za klijenta kada važe drugačiji uslovi za određenog klijenta, odnosno tarifu za zadatak kada je reč o specifičnoj vrsti posla.

Tarife se primenjuju na rad obavljen na dan početka važenja ili nakon njega. To znači da povećanje tarife nikada ne menja cenu posla koji ste već obavili — prošli mesec ostaje po tarifi iz prošlog meseca, što je cena koja je i prikazana klijentu.

Fiksna cena za ceo posao

Izaberite Fiksna cena za ceo posao umesto satnice i podesite je na zadatku. Ona se fakturiše jednom, bez obzira na to koliko je sati uloženo u taj posao. Sati se i dalje beleže, tako da naknadno možete videti koliko vas je posao stvarno koštao — a to je podatak koji vam govori da li sledeći put treba drugačije da formirate ponudu.

Sati bez tarife

Rad bez tarife prikazuje se kao Nema tarifu i ne fakturiše se. Ništa nije izgubljeno: podesite tarifu i ona će biti uključena u sledeću fakturu. Nikada se ne naplaćuje nula, jer bi to trajno isključilo tu stavku iz opticaja.

Pretvaranje u fakturu

Naplata prikazuje šta svaki klijent duguje za rad koji ste evidentirali, a još niste fakturisali. Pritisnite Kreirajte nacrt fakture i stavka postaje nacrt u vašem sistemu za fakturisanje — nacrt, a ne poslata faktura. Pregledajte ga, uredite, dodajte sve što je još potrebno i pošaljite ga kada budete spremni.

Ili prepustite sistemu da to obavi umesto vas

Podesite to jednom po klijentu ili izaberite jednu podrazumevanu opciju koja se primenjuje na sve koje niste posebno naveli:

| | | |---|---| | Samo po mom odobrenju | ništa se ne dešava dok ne pritisnete dugme | | Odmah, kako se vreme evidentira | nacrt se pojavljuje nekoliko sekundi nakon unosa | | Određenog dana u mesecu | nacrt svakog meseca na dan koji izaberete | | Kada neobrađeni rad dostigne određeni iznos | nacrt čim ukupan iznos premaši vašu sumu |

Dani se kreću od 1 do 28. 29, 30. i 31. dan ne postoje u svakom mesecu, pa bi raspored podešen za 31. dan tiho preskočio februar i još četiri meseca — za opciju „kraj meseca“ koristite 28.

Šta je fakturisano, a šta nije

Istorija navodi svaku fakturu izdatu na osnovu evidentiranog vremena, zajedno sa periodom koji pokriva, satima i iznosom. Izveštaji prikazuju period po osobi, klijentu i projektu, i razdvajaju tri stvari koje je lako pomešati:

• Fakturisano — naplaćeno i nalazi se na dokumentu.
• Još nije fakturisano — rad koji je za naplatu, a koji još niste naplatili. Ovo je podatak koji treba pratiti.
• Interno — rad za koji ste odlučili da ga ne naplaćujete.

Stvari koje ne mogu poći po zlu

Sat se fakturiše jednom. Pritiskanje opcije Kreirajte nacrt fakture dva puta ne stvara drugu fakturu, kao ni aktiviranje rasporeda dok tog klijenta već ručno zadužujete.

Ako poništite nacrt, sati koje je on pokrivao vraćaju se direktno u grupu neizmirenih stavki i mogu se ponovo fakturisati — ništa nije izgubljeno.

A jednom kada je vreme fakturisano, ne možete ga menjati niti brisati, jer vaš klijent ima dokument u rukama koji tvrdi suprotno. Poništite nacrt, izmenite unos i ponovo ga fakturišite.