Выставление счетов клиентам за потраченное время

Учет времени отвечает на один вопрос — за что мы выставляем счет этому клиенту в этом месяце? — и отвечает на него без необходимости вручную переносить данные из табеля в счет.

Регистрируйте время

Время и расчеты → Табель учета. Выберите проект, укажите продолжительность и опишите выполненную работу.

Длительность распознается так, как вы ее обычно пишете: 1:30, 90m, 1h 30 и 2h означают одно и то же. Просто число — это минуты: 45 означает сорок пять минут, а не часов.

Снимите флажок Оплачиваемый для внутренних задач. Это время по-прежнему будет отображаться в ваших отчетах, помогая увидеть реальное распределение рабочих часов за неделю, но просто никогда не попадет в счет.

Укажите стоимость часа

Ставки. Побеждает наиболее специфичная ставка:

ставка задачи выше ставки проекта выше ставки клиента выше вашей стандартной ставки

Поэтому задайте одну ставку по умолчанию, и можно приступать к работе. Добавьте ставку для конкретного клиента, если с ним согласованы особые условия, или ставку задачи, если условия зависят от вида работ.

Ставки применяются к работе, выполненной начиная с даты их вступления в силу. Это означает, что повышение ставки никогда не изменит задним числом стоимость уже выполненных задач — за прошлый месяц сохранится прежняя ставка, которую и видел ваш клиент.

Фиксированная стоимость всей задачи

Выберите Фиксированная цена за всю работу вместо почасовой ставки и установите ее в задаче. Счет выставляется один раз, независимо от количества затраченных часов. Часы по-прежнему фиксируются, поэтому позже вы сможете увидеть, во сколько на самом деле обошлась задача, — это значение покажет, стоит ли изменить оценку в следующий раз.

Часы без указанной ставки

Работа без установленной ставки помечается как Без цены и не включается в счета. Ничего не теряется: укажите ставку, и время будет добавлено в следующий счет. Для него никогда не выставляется счет с нулевой суммой, так как это навсегда исключило бы его из списка неоплаченных задач.

Превратите это в счет

Раздел Выставление счетов показывает, сколько каждый клиент должен за внесенную в систему, но еще не оплаченную работу. Нажмите Создать черновик счета, и в модуле счетов появится черновик — именно черновик, а не отправленный счет. Проверьте его, отредактируйте, добавьте необходимые детали и отправьте, когда будете готовы.

Или настройте автоматическое создание

Настройте это отдельно для каждого клиента или задайте одно правило по умолчанию для всех остальных:

Выбор доступен с 1 по 28 число. 29, 30 и 31 числа есть не в каждом месяце, поэтому расписание, установленное на 31 число, просто пропускало бы февраль и четыре других месяца — для «конца месяца» используйте 28 число.

Что выставлено, а что нет

В разделе История перечислены все счета, сформированные на основе зафиксированного времени, с указанием охваченного периода, часов и суммы. Раздел Отчеты детализирует период по исполнителям, клиентам и проектам, разделяя три показателя, которые легко спутать:

• Выставлено в счете — оплачиваемое время, уже включенное в документ.
• Еще не включено в счет — оплачиваемая работа, счет за которую еще не выставлен. Это ключевой показатель для отслеживания.
• Внутреннее — работа, за которую решено не взимать плату.

Защита от ошибок

Счет за каждый час выставляется только один раз. Двойное нажатие на кнопку Создать черновик счета не приведет к дублированию счета, как и срабатывание расписания в момент, когда вы уже формируете счет этому клиенту вручную.

Если вы аннулируете черновик, входившие в него часы моментально вернутся в список неоплаченных и могут быть включены в счет снова — ничего не потеряется.

А после того как счет выставлен, вы уже не можете изменить или удалить учтенное время, поскольку у вашего клиента на руках документ с этими данными. Аннулируйте черновик, скорректируйте запись и выставьте счет повторно.