Запуск клиентской работы на доске

Доска — это один рабочий процесс с переключателем видимости для каждой его части. Именно эта идея делает её пригодной для использования в присутствии клиента, поэтому стоит потратить две минуты до начала.

Создайте доску

Новая доска: назовите её в честь работы, а не клиента — "Запуск сайта" выглядит в общей ссылке лучше, чем "Acme" — и укажите организацию клиента, если это его проект. Доска создаётся с готовым рабочим процессом, который можно переименовать или заменить.

Оставьте поле клиента пустым для внутренней работы: вашего собственного маркетинга, онбординга или процесса найма. Для доски наличие клиента не является обязательным.

Настройте видимость для каждого элемента

У столбцов, карточек и комментариев есть собственные настройки видимости, при этом действует правило И: карточка видна клиенту только в том случае, если и сама карточка, и столбец, в котором она находится, видны клиенту. Это означает, что перенос общей карточки во внутренний столбец убирает её с клиентской доски без необходимости вручную менять настройки самой карточки.

Практически работающая схема:

• Сделайте этапы реализации видимыми для клиента, чтобы он мог отслеживать прогресс.
• Оставьте столбец Бэклог или Триаж внутренним, чтобы незавершённая работа не выглядела как обещание.
• Оставляйте отдельные карточки внутренними по умолчанию и открывайте к ним доступ, когда они станут актуальными.

Задайте клиенту вопрос

Задайте его непосредстно в карточке, к которой он относится. Вопрос будет ждать клиента на его доске вместе с соответствующей задачей, вместо того чтобы затеряться в цепочке писем, которую никто не сможет найти через три недели. Когда клиент ответит, ответ навсегда останется привязанным к карточке, что и выручит вас впоследствии.

Позвольте клиенту оставлять запросы

Настройте на доске один входящий столбец, и клиент с активной лицензией сможет создавать в нём карточки — и только в нём. Это даст ему реальное место для запросов вроде "можете ли вы также сделать X", избавив вас от необходимости собирать их по пяти каналам, и не позволит клиенту добавлять задачи в середину вашего рабочего процесса.

Архивация и почему она ничего вам не стоит

Архивируйте доску по завершении проекта. Сама доска, её карточки, вопросы и все ответы остаются доступными для чтения — запись о том, что было сделано, часто оказывается именно тем, о чём спрашивают год спустя.

Архивная доска не учитывается в лимите досок. Ведение архивов бесплатно; вам никогда не придётся удалять историю клиента ради освобождения места.

Кто, что и когда сделал

На каждой карточке указано, кто её создал, кто последним её изменил и когда это произошло. На стороне клиента работа вашей команды привязывается к названию вашего агентства, а не к конкретному сотруднику — ваши специалисты остаются за кадром, и клиент никогда не узнает, кто именно из вашей команды что написал.