Ведите работу с клиентами на доске

Доска — это единый рабочий процесс с переключателем видимости для каждой его части. Именно эта идея позволяет использовать её в присутствии клиента, поэтому перед началом работы стоит уделить этому пару минут.

Создайте доску

Выберите Новая доска, назовите её в честь проекта, а не клиента — например, название «Перезапуск сайта» выглядит в общей ссылке лучше, чем «Acme», — и укажите организацию клиента, если работа выполняется для него. Доска создаётся с готовым рабочим процессом, который вы можете переименовать или заменить.

Оставьте поле клиента пустым для внутренних задач: собственного маркетинга, адаптации сотрудников или подбора персонала. Наличие клиента для доски не обязательно.

Определите, что видит клиент, для каждого элемента

Колонки, карточки и комментарии имеют собственные параметры видимости, и здесь действует правило «и»: карточка видна клиенту только в том случае, если и сама карточка, и колонка, в которой она находится, открыты для клиента. Это означает, что перемещение общедоступной карточки во внутреннюю колонку скрывает её с доски клиента без необходимости менять настройки самой карточки.

Проверенная практическая схема:

• Сделайте этапы выполнения работы видимыми для клиентов, чтобы они могли следить за прогрессом.
• Сохраняйте колонку Бэклог или Сортировка внутренней, чтобы незавершённые задачи не воспринимались как обещание.
• Оставляйте отдельные карточки внутренними по умолчанию и открывайте к ним доступ только тогда, когда работа над ними сформирована.

Задайте вопрос клиенту

Задайте его прямо в карточке, к которой он относится. Вопрос будет ждать клиента на его доске вместе с соответствующей задачей вместо того, чтобы затеряться в переписке по электронной почте, которую никто не сможет найти через три недели. Когда клиент ответит, его сообщение останется в карточке навсегда, что избавит вас от проблем в будущем.

Позвольте клиентам отправлять запросы

Добавьте на доску одну колонку для входящих задач, и клиент с назначенным местом сможет создавать карточки в ней — и только в ней. Это даст клиентам реальную возможность оставить запрос вида «а можете сделать ещё и X?» без необходимости собирать пожелания по пяти разным каналам и не позволит им добавлять задачи в середину вашего рабочего процесса.

Архивация и почему она не требует затрат

Архивируйте доску после завершения проекта. Сама доска, её карточки, вопросы и все ответы остаются доступными для чтения — ведь о том, что именно было сделано, клиенты нередко спрашивают спустя год.

Архивная доска не учитывается в вашем лимите досок. Хранение истории бесплатно; вам никогда не придётся удалять историю работы с клиентом, чтобы освободить место.

Кто, что и когда сделал

В каждой карточке указано, кто её создал, кто внёс последние изменения и когда. Со стороны клиента работа вашей команды отображается от лица вашего агентства по названию, а не конкретного специалиста — данные сотрудников защищены, и клиент никогда не узнает, кто именно из вашей команды оставил ту или иную запись.