ボード上でクライアントの作業を実行する

ボードとは、あらゆる部分に表示・非表示の切り替えスイッチを備えた1つの作業パイプラインです。その単純な発想こそが、クライアントが同席している場でも実用的に使える理由ですので、始める前に2分だけ時間を割く価値があります。

ボードを作成する

「新しいボード」を作成し、クライアント名ではなく作業内容にちなんだ名前を付けます（共有リンクでは "Acme" よりも "Website relaunch" の方が適切に表示されます）。作業がクライアントのものである場合は、クライアント組織を指定してください。ボードには、名前を変更または置き換え可能な、すぐに使えるパイプラインがあらかじめ用意されています。

社内向けの作業（自社のマーケティング、オンボーディング、採用パイプラインなど）の場合は、クライアント欄を空白のままにします。ボードにクライアントは必須ではありません。

項目ごとにクライアントの表示内容を決める

列、カード、コメントにはそれぞれ独自の表示設定があり、ルールはAND条件となります。カードがクライアントに表示されるのは、カード自体とそのカードが存在する列の両方がクライアントに表示設定されている場合のみです。つまり、共有設定されているカードを社内向けの列に移動させると、カード自体の設定をわざわざ変更しなくても、クライアントのボードから非表示になります。

実用的で効果的な運用パターンは以下の通りです。

納品ステージをクライアントに表示し、進捗状況を把握できるようにする。
「バックログ」や「トリアージ」の列は社内向けに維持し、まとまっていない作業が約束のように見えないようにする。
個別のカードはデフォルトで社内向けとし、内容が確定した段階で共有する。

クライアントに質問する

その質問に関連するカードに紐づけて質問します。3週間後に誰も見つけられないメールスレッドにするのではなく、関連する作業とともにクライアントのボード上で回答を待ちます。クライアントが回答すると、その回答はカードに永続的に保存されます。これが後々の手間を省いてくれるポイントです。

クライアントからのリクエストを受け付ける

ボードに1つの「受付列」を設け、シートを持つクライアントがその列内に限り（その列内でのみ）カードを作成できるようにします。これにより、クライアントからの「Xもお願いできますか」という要望を5つのチャネルで対応する手間がなくなり、作業がパイプラインの途中に勝手に追加されることも防げます。

アーカイブとそのメリット

プロジェクトが終了したら、ボードをアーカイブします。ボード、そのカード、質問、そしてすべての回答は引き続き閲覧可能です。納品物の記録は、1年ほど経ってから問い合わせを受ける際によく参照されるものです。

アーカイブされたボードは、ボードの上限数にはカウントされません。 記録の保存は無料であり、空き容量を作るためにクライアントの履歴を削除する必要は一切ありません。

誰が、いつ何を行ったか

すべてのカードには、作成者、最終変更者、およびその日時が記録されます。クライアント側では、自チームによる作業は個人名ではなく貴社の代理店名で表示されるため、スタッフが表に出ることはなく、クライアントがどのスタッフの担当分であるかを知ることもありません。