আপনার সময়ের জন্য আপনার ক্লায়েন্টদের বিল করা

সময় ট্র্যাকিং একটি প্রশ্নের উত্তর দেয় — এই মাসে এই ক্লায়েন্টকে আমরা কীসের জন্য ইনভয়েস করব? — এবং কেউ টাইমশিট ইনভয়েসে আবার টাইপ না করেই সেই উত্তর দেয়।

সময় লগ করুন

সময় ও বিলিং → টাইমশিট। প্রজেক্ট বেছে নিন, কতক্ষণ হয়েছে বলুন, কী করেছেন বলুন।

সময়কাল সেভাবেই পড়া হয় যেভাবে আপনি লিখতেন: 1:30, 90m, 1h 30 এবং 2h সবগুলোর অর্থ একই। একটি সাধারণ সংখ্যা হল মিনিট — 45 মানে এক ঘণ্টার তিন চতুর্থাংশ, পঁয়তাল্লিশ ঘণ্টা নয়।

অভ্যন্তরীণ কাজের জন্য বিলযোগ্য আনচেক করুন। এটি আপনার রিপোর্টে এখনও দেখা যায়, তাই আপনি দেখতে পারেন সপ্তাহের সময় আসলে কোথায় গেছে; এটি কেবল কোনো ইনভয়েসে পৌঁছায় না।

এক ঘণ্টার মূল্য নির্ধারণ করুন

রেট। সবচেয়ে নির্দিষ্ট রেটই জয়ী হয়:

একটি টাস্ক রেট হারায় একটি প্রজেক্ট রেটকে হারায় একটি ক্লায়েন্ট রেটকে হারায় আপনার ডিফল্টকে

তাই একটি ডিফল্ট সেট করুন আর আপনি কাজ করতে পারবেন। কোনো ক্লায়েন্ট ভিন্ন শর্তে থাকলে একটি ক্লায়েন্ট রেট যোগ করুন, আর কোনো এক ধরনের কাজের জন্য একটি টাস্ক রেট যোগ করুন।

রেট তাদের শুরুর তারিখে বা তার পরে করা কাজের উপর প্রযোজ্য হয়। তার মানে আপনার রেট বাড়ালে ইতিমধ্যে করা কাজের দাম কখনও নতুন করে নির্ধারিত হয় না — গত মাস গত মাসের রেটেই থাকে, যা আপনার ক্লায়েন্টকে দেখানো হয়েছিল।

পুরো কাজের জন্য একটি নির্দিষ্ট মূল্য

ঘণ্টাপ্রতি রেটের পরিবর্তে পুরো কাজের জন্য নির্দিষ্ট মূল্য বেছে নিন, এবং সেটি টাস্কে সেট করুন। তাতে যত ঘণ্টাই যাক না কেন, এটি একবারই ইনভয়েস করা হয়। ঘণ্টাগুলো তবুও রেকর্ড করা হয়, যাতে পরে আপনি দেখতে পারেন কাজটি আপনার আসলে কত খরচ হয়েছে — সেই সংখ্যাই বলে দেয় পরেরবার ভিন্নভাবে কোট করতে হবে কি না।

রেটহীন ঘণ্টা

রেটহীন কাজ মূল্যহীন হিসেবে দেখানো হয়, এবং এটি ইনভয়েস করা হয় না। কিছুই হারায় না: একটি রেট সেট করুন আর পরবর্তী ইনভয়েসে সেটি ধরা পড়বে। এটি কখনও শূন্যে বিল করা হয় না, কারণ তা হলে সেটি চিরতরে পুল থেকে বেরিয়ে যেত।

এটিকে ইনভয়েসে পরিণত করুন

বিলিং দেখায় আপনি যে কাজ লগ করেছেন কিন্তু এখনও ইনভয়েস করেননি তার জন্য প্রতিটি ক্লায়েন্ট কত পাওনা। খসড়া ইনভয়েস তৈরি করুন চাপুন আর এটি আপনার ইনভয়েসিং স্যুটে একটি খসড়া হয়ে যায় — একটি খসড়া, পাঠানো ইনভয়েস নয়। এটি পর্যালোচনা করুন, সম্পাদনা করুন, আর যা যা দরকার যোগ করুন, আর প্রস্তুত হলে পাঠিয়ে দিন।

অথবা আপনার ছাড়াই এটি ঘটুক

প্রতি ক্লায়েন্টের জন্য একবার সেট করুন, অথবা একটি ডিফল্ট সেট করুন যা আপনি নাম করেননি এমন সবাইকে কভার করে:

দিনগুলো চলে 1 থেকে 28 পর্যন্ত। ২৯, ৩০ এবং ৩১ তারিখ প্রতি মাসে থাকে না, তাই ৩১ তারিখে সেট করা একটি সময়সূচি নিঃশব্দে ফেব্রুয়ারি ও আরও চারটি মাস এড়িয়ে যাবে — "মাসের শেষ"-এর জন্য 28 ব্যবহার করুন।

কী বিল করা হয়েছে, আর কী হয়নি

ইতিহাস আপনার লগ করা সময় থেকে তৈরি প্রতিটি ইনভয়েসের তালিকা দেয়, সেটি যে সময়কাল কভার করে, ঘণ্টা ও অর্থসহ। রিপোর্ট একটি সময়কালকে ব্যক্তি, ক্লায়েন্ট ও প্রজেক্ট অনুসারে ভাগ করে, এবং সহজে গুলিয়ে ফেলা যায় এমন তিনটি জিনিস আলাদা রাখে:

• ইনভয়েস করা — বিল করা হয়েছে এবং একটি নথিতে আছে।
• এখনও ইনভয়েস করা হয়নি — বিলযোগ্য কাজ যার জন্য আপনি এখনও চার্জ করেননি। এই সংখ্যাটিই নজরে রাখতে হবে।
• অভ্যন্তরীণ — যে কাজের জন্য চার্জ না করার সিদ্ধান্ত আপনি নিয়েছেন।

যেসব বিষয় ভুল হতে পারে না

এক ঘণ্টা একবারই ইনভয়েস হয়। খসড়া ইনভয়েস তৈরি করুন দুবার চাপলে দ্বিতীয় ইনভয়েস তৈরি হয় না, আর আপনি হাতে সেই ক্লায়েন্টকে ইতিমধ্যে বিল করছেন এমন সময় কোনো সময়সূচি চালু হলেও হয় না।

আপনি যদি একটি খসড়া বাতিল করেন, সেটি যে ঘণ্টাগুলো কভার করেছিল সেগুলো সরাসরি বকেয়া পুলে ফিরে আসে এবং আবার ইনভয়েস করা যায় — কিছুই আটকে থাকে না।

আর একবার সময় ইনভয়েস হয়ে গেলে আপনি সেটি সম্পাদনা বা মুছতে পারবেন না, কারণ আপনার ক্লায়েন্টের কাছে এমন একটি নথি আছে যা অন্য কথা বলে। খসড়া বাতিল করুন, এন্ট্রি পরিবর্তন করুন, আর আবার বিল করুন।