আপনার নিজের ক্লায়েন্টদের ইনভয়েস করা

ইনভয়েসিং আপনাকে আপনার ক্লায়েন্টদের কাছে আপনার নিজস্ব লেটারহেডে বিল পাঠাতে এবং সরাসরি আপনার নিজস্ব অ্যাকাউন্টে অর্থ গ্রহণ করতে সহায়তা করে।

এটি আপনার Zinn Digital® বিল নয়

দুটি সম্পূর্ণ আলাদা নথি, এবং এদের পৃথক রাখা গুরুত্বপূর্ণ:

বিলিং হলো যা আপনি আমাদের কাছে দেন — আপনার প্ল্যান, আপনার অ্যাড-অন, আমাদের ভ্যাট নম্বর, আমাদের ইনভয়েস নম্বর।

ইনভয়েসিং হলো যা আপনার ক্লায়েন্ট আপনার কাছে দেন — আপনার ব্যবসার নাম ও ঠিকানা, আপনার কর নিবন্ধন, আপনার নিজস্ব ক্রমিক নম্বর এবং এমন অর্থ যা সরাসরি আপনার কাছে যায়। এটি কখনই আমাদের মাধ্যমে প্রবাহিত হয় না এবং কখনই আমাদের অ্যাকাউন্টে উপস্থিত হয় না।

আপনার ক্লায়েন্টের এখানে কোনো অ্যাকাউন্টের প্রয়োজন নেই। তাদের বেশিরভাগই কখনই জানতে পারবে না যে আমাদের অস্তিত্ব আছে, এবং এটিই এর মূল উদ্দেশ্য।

আপনি যা যা করতে পারেন

পরিমাণ অনুযায়ী বা কাজের ঘণ্টা ও ঘণ্টার হার হিসাব করে, প্রতি লাইনে ছাড় এবং প্রতি লাইনে কর যুক্ত করে ইনভয়েস তৈরি করুন। আপনি যাদের বিল করেন তাদের তথ্য সংরক্ষণ করুন যাতে পরবর্তী ইনভয়েসটি আগেই পূরণ করা থাকে। এটি ইস্যু করুন, ব্র্যান্ডেড PDF হিসাবে ইমেল করুন, অথবা এমন একটি পেমেন্ট লিঙ্ক পাঠান যা সরাসরি আপনার নিজস্ব গেটওয়েতে অর্থ সংগ্রহ করে। এটিকে পরিশোধিত বা আংশিক পরিশোধিত হিসেবে চিহ্নিত করুন এবং প্রতিটি ক্লায়েন্টের সম্পূর্ণ ইতিহাস এক জায়গায় দেখুন।

যে ক্রমে কাজগুলো সম্পন্ন করবেন

1. প্রথমে সেটিংস — আপনার ব্যবসার বিবরণ, আপনার লোগো, আপনার করের হার। এগুলো সেট করার আগে ইস্যু করা ইনভয়েসে ঘাটতি থেকে যায়, এবং একটি ইস্যু করা ইনভয়েস একটি অপরিবর্তনীয় নথি।
2. ক্লায়েন্ট — আপনি যাদের বিল করেন তাদের যুক্ত করুন, অথবা কাজের ফাঁকে একজনকে যুক্ত করুন যা পরবর্তী সময়ের জন্য সংরক্ষিত থাকবে।
3. নতুন ইনভয়েস — একজন ক্লায়েন্ট বেছে নিন, লাইন যুক্ত করুন, প্রিভিউ দেখুন, এটি ইস্যু করুন।

খসড়া এবং ইস্যু করা ইনভয়েস

একটি খসড়া যত খুশি পরিবর্তন করা যায় এবং এর কোনো নম্বর থাকে না। ইস্যু করার মুহূর্তেই এটি একটি নথিতে পরিণত হয়: এটি আপনার সিরিজের পরবর্তী নম্বরটি গ্রহণ করে এবং সেই দিনের আপনার ও আপনার ক্লায়েন্টের বিবরণ এতে অপরিবর্তনীয়ভাবে নথিভুক্ত করে। পরবর্তীতে আপনার ঠিকানা পরিবর্তন করলেও পূর্বে পাঠানো কোনো ইনভয়েস পুনরায় লেখা হয় না, যা আপনার হিসাবরক্ষকের ঠিক প্রয়োজন।

আপনি যদি কোনো ভুল ইনভয়েস ইস্যু করে ফেলেন, তবে তা বাতিল (void) করুন। নম্বরটি ব্যবহৃত হিসেবেই থেকে যায় এবং রেকর্ডটি দৃশ্যমান থাকে — ইনভয়েস ক্রমের কোনো শূন্যতাই মূলত কর পরিদর্শকের অনুসন্ধানের বিষয় হয়।