Tuma barua pepe kutoka kwa kikoa chako mwenyewe, kwenye akaunti yako mwenyewe

Kila arifa ambayo wateja wenu hupokea — ankara, uwekaji upya wa nenosiri, majibu ya tiketi, taarifa za maendeleo ya mradi — hutumwa kupitia huduma ya barua pepe. Kwa chaguomsingi, huduma hiyo ni yetu, mstari wa "Kutoka" (From) unasema Zinn Digital®, na sisi ndio tunaolipia.

Ikiwa mko kwenye mpango wa wakala au muuzaji mkuu, mnaweza kuunganisha huduma yenu wenyewe ya barua pepe badala yake. Kisha wateja wenu wataona kikoa chenu kwenye mstari wa "Kutoka", majibu yatarudi kwenu ninyi, na jumbe zitatumwa kupitia akaunti yenu iliyo kwa mtoa huduma wenu.

Wekeni mipangilio hii katika Utumaji wa barua pepe kwenye dashibodi yenu.

Je, nitumie mtoa huduma gani?

Yeyote kati ya hawa anafaa. Chagueni yule ambaye tayari mna akaunti naye.

Ikiwa hamna chaguo mahususi na hamna akaunti iliyopo, Postmark ndiye tunayependekeza kumchagua kwa barua pepe za miamala: inakataa kubeba barua pepe za matangazo, jambo ambalo ndilo hasa linalofanya viwango vyake vya uwasilishaji kuwa juu hivyo.

Anzeni na DNS kwanza. Ndiyo kazi kubwa zaidi.

Bila kujali mtoa huduma mtakayemchagua, rekodi hizi tatu za DNS zinaamua ikiwa barua pepe yenu itafika au itaingia kwenye barua taka (spam). Mtoa huduma wenu huzalisha thamani kamili; nanyi mnaziongeza kwenye kikoa chenu.

SPF — rekodi ya TXT kwenye kikoa chenu inayoorodhesha ni nani anayeruhusiwa kutuma barua pepe kwa niaba yenu. Ikiwa tayari mna moja, mnaihariri; hamuongezi ya pili. Kikoa chenye rekodi mbili za SPF hushindwa kabisa kuthibitisha SPF, jambo ambalo ni baya zaidi kuliko kutokuwa nayo kabisa.

DKIM — rekodi ya TXT au CNAME yenye ufunguo wa umma, ili seva zinazopokea ziweze kuthibitisha kwamba ujumbe ulitoka kweli kwa mtoa huduma wenu na haukubadilishwa. Hii ndiyo rekodi inayofanya kazi kubwa zaidi, na ndiyo inayopaswa kuendana ili DMARC ifanikiwe.

Kikoa cha njia ya kurudi (bounce) — kwa kawaida ni CNAME. Inaweka anwani isiyoonekana ya bahasha ambayo mtoa huduma wenu anaitumia kukusanya barua pepe zilizoshindwa kuwasilishwa (bounces). Bila hii, barua pepe hizo huenda mahali msipoweza kuona na sifa ya kikoa chenu inashuka bila ninyi kujua.

DMARC — rekodi ya TXT katika _dmarc.yourdomain.com inayoeleza seva zinazopokea nini cha kufanya wakati SPF na DKIM zinapotofautiana na mstari wenu wa "Kutoka". Anzeni na p=none wakati mnapothibitisha kuwa kila kitu kinafaulu, kisha songeni hadi p=quarantine na p=reject.

⚠️ Mabadiliko ya DNS hayatokei papo hapo. Yapeni hadi saa moja kabla ya kuamua kuwa kuna tatizo.

Tumieni kikoa kidogo (subdomain) kwa ajili ya kutuma

Tumeni kutoka mail.yourdomain.com au notifications.yourdomain.com, na si kutoka yourdomain.com yenyewe.

Sababu ni sifa ya kikoa. Kikoa chenu kikuu ndicho kinachotumiwa na barua pepe za biashara yenu. Ikiwa utumaji wa jumla utaharibika wakati wowote, kikoa kidogo cha kutumia kitazuia madhara hayo yasienee — wafanyakazi wenu wataendelea kuwatumia wateja barua pepe wakati mkitatua tatizo hilo. Pia inawaruhusu kuweka rekodi za DNS kwa ajili ya kutuma bila kugusa rekodi ambazo visanduku vyenu vya barua pepe vinategemea.

Bado mtaweka kikoa, na si anwani, kwenye uwanja wa Tuma kutoka kwenye kikoa hiki. Sehemu ya kabla ya @ huchaguliwa kulingana na ujumbe: risiti hutumwa kama billing@, uwekaji upya wa nenosiri kama no-reply@, majibu ya tiketi kama support@.

Jinsi usanidi unavyofanya kazi

1. Chagueni mtoa huduma wenu na mbandike kitambulisho chake (credential).
2. Bonyezeni Tuma ujumbe wa majaribio. Tunatuma barua pepe halisi kupitia mtoa huduma wenu, kwenye kisanduku cha barua mtakachochagua, ikiwa na msimbo ndani yake.
3. Someni msimbo kutoka kwenye kisanduku hicho cha barua na muuingize.

Ni hapo tu ndipo barua pepe zenu zitakapoanza kutumwa kwa niaba yenu.

⭐ Tumieni kisanduku cha barua kilicho kwenye kikoa tofauti kwa ajili ya majaribio — anwani ya Gmail au Outlook inafaa zaidi. Ujumbe ambao hauondoki kamwe kwenye seva yenu wenyewe unathibitisha machache sana ikilinganishwa na ule uliovuka mtandao na kupita kichujio cha barua taka cha mtu mwingine.

Kwa nini tunasisitiza ujumbe wa majaribio uwasili haswa

Kwa sababu mtoa huduma anayepokea ujumbe na kisha kuuacha kimya kimya anaonekana sawa kabisa na yule anayefanya kazi vizuri. Akaunti mpya kabisa ya Amazon SES huwa kwenye mazingira ya majaribio (sandbox) na itapokea ujumbe wenu bila kuuwasilisha popote. Kikoa cha Mailgun ambacho DNS yake haijaenea hufanya vivyo hivyo. Vivyo hivyo kwa kituo cha SMTP kinachojibu 250 na kuutupa ujumbe.

Kama tungewasha utumaji wenu mara tu kitambulisho chenu kilipokubaliwa, jambo la kwanza mngejua ni kwamba wateja wenu waliacha kupokea chochote — na mngejua hayo kutoka kwa mteja, siku kadhaa baadaye. Msimbo huo ni uthibitisho kwamba ujumbe uliondoka kwa mtoa huduma wenu na ulifika.

Nini kitatokea ikiwa mtoa huduma wangu ataacha kufanya kazi

Arifa zenu zitarekodiwa kama zilizoshindwa, zitajaribiwa tena, na skrini yenu ya Utumaji wa barua pepe itabadilika kuwa nyekundu ikiwa na ujumbe wa hitilafu wa mtoa huduma wenu wenyewe.

⛔ Hatuwezi kuzituma kutoka kwenye kikoa chetu badala yake. Hilo linafanywa kwa makusudi. Njia mbadala ya kimya kimya ingemaanisha akaunti ya barua pepe iliyoharibika inaendelea kufanya kazi vizuri kiasi kwamba hakuna anayeitengeneza — huku sisi tukilipia kimya kimya. Kwa hivyo hitilafu inaonekana wazi, na ni wajibu wenu kuitengeneza, ambayo ndiyo njia pekee inayofanya itengenezwe.

Hadi itengenezwe, wateja wenu hawatapokea arifa hizo. Kila kitu bado kipo kwenye kisanduku pokezi cha dashibodi yao, na hakuna kinachopotea — lakini chukulieni bango jekundu hapa kama suala la dharura.

Je, ikiwa sitafanya chochote?

Hakuna kitakachoharibika. Arifa zenu zitaendelea kutoka kwenye kikoa chetu, kama Zinn Digital®, na sisi tutaendelea kuzilipia. Wateja wenu wataona tu jina letu badala ya lenu.

Kuiondoa

Bonyezeni Tenganisha. Kitambulisho chenu kilichohifadhiwa kitafutwa na arifa zenu zitarudi kwenye kikoa chetu kuanzia ujumbe unaofuata. Mnaweza kuunganisha tena wakati wowote.