Управлявайте клиентската работа на табло

Едно табло представлява един работен процес с превключвател за видимост за всяка негова част. Именно тази идея го прави използваемо при среща с клиент, така че си струва да ѝ отделите две минути, преди да започнете.

Създайте таблото

Ново табло, именувайте го според дейността, а не според клиента — „Повторно стартиране на уебсайт“ звучи по-добре в споделена връзка от „Acme“ — и го насочете към организацията на клиента, ако дейността е за него. То идва с готов работен процес, който можете да преименувате или замените.

Оставете полето за клиент празно за вътрешни дейности: вашия собствен маркетинг, въвеждането ви в работата, процес по наемане. Нищо в таблото не изисква задължително клиент.

Определете какво вижда клиентът за всеки елемент

Колоните, картите и коментарите имат своя собствена видимост, като правилото е „и“: дадена карта е видима за клиента само ако и картата, и колоната, в която се намира, са видими за клиента. Това означава, че преместването на споделена карта във вътрешна колона я премахва от таблото на клиента, без да е необходимо да помните да променяте и самата карта.

Практическият работещ модел:

• Направете етапите си за предаване видими за клиента, за да може той да следи напредъка.
• Запазете колона Backlog или Triage като вътрешна, така че недовършената работа да не изглежда като обещание.
• Оставяйте отделните карти вътрешни по подразбиране и ги споделяйте, когато са напълно готови.

Задайте въпрос на клиента

Задайте го към картата, за която се отнася. Той ще го очаква на неговото табло заедно със задачата, за която се отнася, вместо да бъде имейл кореспонденция, която никой не може да намери след три седмици. Когато клиентът отговори, отговорът остава при картата завинаги, което ще ви спести усилия по-късно.

Позволете му да подаде заявка

Задайте на таблото една колона за входящи заявки и клиент с потребителско място ще може да създаде карта в нея — и само в нея. Това му дава реално място, където да зададе „може ли да направите и X“, без да се налага да обработвате това по пет различни канала, и никога не му позволява да добавя работа в средата на работния ви процес.

Архивиране и защо то не ви струва нищо

Архивирайте таблото, когато проектът приключи. Таблото, неговите карти, въпроси и всеки отговор остават достъпни за четене — данните за това какво е било доставено често са нещото, за което някой пита година по-късно.

Архивираното табло не се зачита към лимита ви за табла. Запазването на вашите записи е безплатно; никога не би трябвало да ви се налага да триете историята на клиент, за да освободите място.

Кой какво е направил и кога

Всяка карта съдържа информация за това кой я е създал, кой я е променил последно и кога. От страна на клиента работата на вашия екип се приписва на вашата агенция по име, а не на конкретен служител — служителите ви не са на показ и клиентът никога няма да разбере кой от вашия екип какво е написал.