Изпращайте имейли от собствен домейн, през собствен акаунт

Всяко известие, което Вашите клиенти получават — фактури, нулирания на пароли, отговори на тикети, актуализации по проекти — преминава през имейл услуга. По подразбиране тази услуга е наша, редът „От“ посочва Zinn Digital® и ние плащаме за нея.

Ако използвате план за агенции или риселъри, можете вместо това да свържете своя собствена имейл услуга. Тогава Вашите клиенти виждат Вашия домейн в реда „От“, отговорите се връщат към Вас, а съобщенията се изпращат от Вашия акаунт при Вашия доставчик.

Настройте я от Изпращане на имейл във Вашето табло за управление.

Кой доставчик да използвам?

Всеки от тях ще свърши работа. Изберете този, при когото вече имате акаунт.

Ако нямате предпочитания и вече съществуващ акаунт, Postmark е този, който бихме избрали за трансакционни имейли: той отказва да пренася маркетинг, което е точната причина процентите му на доставка да са такива, каквито са.

Направете първо DNS настройките. Това е по-голямата част от работата.

Който и доставчик да изберете, същите три DNS записа решават дали Вашият имейл ще пристигне, или ще се озове в спам папката. Вашият доставчик генерира точните стойности; Вие ги добавяте към своя домейн.

SPF — TXT запис на Вашия домейн, описващ кой има право да изпраща от Ваше име. Ако вече имате такъв, го редактирате; не добавяте втори. Домейн с два SPF записа се проваля напълно при SPF проверка, което е по-лошо от това да нямате никакъв.

DKIM — TXT или CNAME запис, съдържащ публичен ключ, така че приемащите сървъри да могат да проверят дали дадено съобщение наистина идва от Вашия доставчик и не е било променяно. Това е записът, който върши най-много работа, и е този, който трябва да съвпада, за да премине DMARC успешно.

Return-path (bounce) домейн — обикновено CNAME. Той задава невидимия служебен адрес (envelope address), който Вашият доставчик използва за събиране на върнатите писма. Без него върнатите писма отиват на място, което не можете да видите, а репутацията на Вашия домейн се влошава, без да разберете.

DMARC — TXT запис в _dmarc.yourdomain.com, който указва на приемащите сървъри какво да правят, когато SPF и DKIM не съответстват на Вашия ред „От“. Започнете с p=none, докато проверявате дали всичко преминава успешно, след което преминете към p=quarantine и p=reject.

⚠️ DNS промените не са мигновени. Дайте им до един час, преди да решите, че нещо не е наред.

Използвайте поддомейн за изпращане

Изпращайте от mail.yourdomain.com или notifications.yourdomain.com, а не от самия yourdomain.com.

Причината е репутацията. Вашият основен домейн е това, което се използва от служебния Ви имейл. Ако масово изпращане някога се обърка, отделният поддомейн за изпращане ограничава щетите — Вашите служители все още могат да пишат на клиенти, докато Вие решавате проблема. Освен това Ви позволява да задавате DNS записи за изпращане, без да засягате записите, от които зависят Вашите собствени пощенски кутии.

Все пак въвеждате домейн, а не имейл адрес, в полето Изпращане от този домейн. Частта преди знака @ се избира според съобщението: разписките се изпращат като billing@, нулиранията на пароли като no-reply@, отговорите на тикети като support@.

Как протича настройването

1. Изберете своя доставчик и поставете данните за удостоверяване (credential).
2. Натиснете Изпращане на тестово съобщение. Ние изпращаме реален имейл чрез Вашия доставчик до пощенска кутия, посочена от Вас, съдържащ код.
3. Вижте кода в тази пощенска кутия и го въведете.

Едва тогава Вашите имейли започват да излизат от Ваше име.

⭐ Използвайте пощенска кутия на различен домейн за теста — адрес в Gmail или Outlook е идеален. Съобщение, което никога не напуска Вашия собствен сървър, доказва много по-малко от такова, което е прекосило интернет и е преминало през чужд спам филтър.

Защо настояваме тестовото съобщение наистина да пристигне

Защото доставчик, който приема съобщение и след това тихомълком го отхвърля, изглежда напълно еднакво с такъв, който работи. Съвсем нов акаунт в Amazon SES се намира в пясъчник (sandbox) и ще приеме съобщението Ви, без да го достави никъде. Домейн в Mailgun, чийто DNS не се е разпространил, прави същото. Както и SMTP релей, който отговаря с 250 и изхвърля съобщението.

Ако превключехме изпращането Ви в момента, в който данните Ви за удостоверяване бъдат приети, първото нещо, което щяхте да разберете, е, че Вашите клиенти са спрели да получават каквото и да било — и щяхте да го научите от клиент, дни по-късно. Кодът е доказателство, че съобщението е напуснало Вашия доставчик и е пристигнало.

Какво се случва, ако моят доставчик спре да работи

Вашите известия се записват като неуспешни, правят се нови опити, а екранът Ви за Изпращане на имейл светва в червено със съобщението за грешка от самия доставчик.

⛔ Ние не ги изпращаме от нашия домейн като резервен вариант. Това е умишлено. Автоматичното тихо превключване би означавало, че повреден имейл акаунт продължава да работи достатъчно добре, така че никой да не го поправи — докато ние тихомълком плащаме за него. Поради това повредата е видима и остава Ваша отговорност да я отстраните, което е единственият начин тя наистина да бъде оправена.

Докато не бъде поправена, Вашите клиенти не получават тези известия. Всичко все още се намира във входящата поща на тяхното табло за управление и нищо не е загубено — но третирайте червения банер тук като спешен проблем.

Ами ако не направя нищо?

Нищо няма да се повреди. Вашите известия продължават да излизат от нашия домейн като Zinn Digital®, а ние продължаваме да плащаме за тях. Вашите клиенти просто виждат нашето име вместо Вашето.

Премахване

Натиснете Прекъсване на връзката. Вашите запазени данни за удостоверяване се изтриват и известията Ви се връщат към нашия домейн още от следващото съобщение. Можете да се свържете отново по всяко време.