ਇਨਵਾਂਸ ਦੀ ਅਦਾਇਗੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ

ਭੁਗਤਾਨ ਦਰਜ ਕਰਨਾ

ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਗਾਹਕ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਸਨੂੰ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਅੰਸ਼ਕ ਭੁਗਤਾਨ ਆਮ ਗੱਲ ਹੈ — ਜੋ ਰਕਮ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਈ ਹੈ ਉਸਨੂੰ ਦਰਜ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਬਾਕੀ ਰਹਿੰਦੀ ਦੇਣਦਾਰੀ ਦਿਖਾਏਗਾ, ਬਜਾਏ ਇਸ ਦੇ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ "ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤਾ" ਅਤੇ "ਅਣ-ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤਾ" ਵਿੱਚੋਂ ਕਿਸੇ ਇੱਕ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰਨ ਲਈ ਮਜ਼ਬੂਰ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ ਜਦੋਂ ਦੋਵੇਂ ਹੀ ਸੱਚ ਨਹੀਂ ਹਨ।

ਭੁਗਤਾਨ ਲਿੰਕ ਰਾਹੀਂ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਇਨਵੌਇਸ ਆਪਣੇ ਆਪ ਦਰਜ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ; ਤੁਸੀਂ ਕੇਵਲ ਉਹੀ ਭੁਗਤਾਨ ਦਰਜ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜੋ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਏ ਹਨ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਬੈਂਕ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ।

ਬਕਾਇਆ (Overdue)

ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਤਦ ਬਕਾਇਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਸਦੀ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਲੰਘ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਦਾ ਨਿਪਟਾਰਾ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ਇਹ ਉਦੋਂ ਗਣਨਾ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਦੇਖਦੇ ਹੋ, ਇਸ ਲਈ ਜਿਸ ਪਲ ਤੁਸੀਂ ਸਕ੍ਰੀਨ ਖੋਲ੍ਹਦੇ ਹੋ ਇਹ ਬਿਲਕੁਲ ਸਹੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਨ ਲਈ ਕਿਸੇ ਰਾਤ ਦੇ ਕੰਮ (nightly job) ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ।

ਰੱਦ ਕਰਨਾ (Voiding)

ਜੋ ਇਨਵੌਇਸ ਤੁਹਾਨੂੰ ਜਾਰੀ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਸੀ, ਉਸਨੂੰ ਰੱਦ (Void) ਕਰੋ। ਨੰਬਰ ਵਰਤਿਆ ਹੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਇਤਿਹਾਸ ਵਿੱਚ ਰੱਦ ਵਜੋਂ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਬਾਕੀ ਰਕਮ ਵਿੱਚ ਗਿਣਿਆ ਜਾਣਾ ਬੰਦ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਮਿਟਾਓ ਅਤੇ ਮੁੜ ਨੰਬਰ ਨਾ ਦਿਓ — ਲੜੀ ਵਿੱਚੋਂ ਗਾਇਬ ਨੰਬਰ ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲੀ ਚੀਜ਼ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਬਾਰੇ ਟੈਕਸ ਇੰਸਪੈਕਟਰ ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਗਿਆਰਾਂ ਮਹੀਨਿਆਂ ਬਾਅਦ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸਦਾ ਕਾਰਨ ਯਾਦ ਨਹੀਂ ਰਹੇਗਾ।

ਜੇਕਰ ਕੰਮ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਭੁਗਤਾਨ ਨਹੀਂ ਕਰੇਗਾ, ਤਾਂ ਉਹ ਰੱਦ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਨਾ-ਮੋੜਨਯੋਗ ਕਰਜ਼ਾ (bad debt) ਹੈ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਡਾ ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਚਾਹੇਗਾ ਕਿ ਇਸ ਨਾਲ ਅਜਿਹਾ ਹੀ ਵਿਵਹਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ।

ਇਤਿਹਾਸ

ਹਰੇਕ ਗਾਹਕ ਦੀ ਸਕ੍ਰੀਨ ਉਹ ਸਭ ਕੁਝ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਦੇ ਇਨਵੌਇਸ ਕੀਤਾ ਹੈ, ਕਿਹੜੀ ਰਕਮ ਬਕਾਇਆ ਹੈ, ਅਤੇ ਉਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਿੰਨੀ ਜਲਦੀ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਆਖਰੀ ਅੰਕੜਾ ਉਦੋਂ ਬਹੁਤ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਅਗੋਊਂ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਨੀ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ।