Καταγραφή πληρωμής
Όταν ένας πελάτης πληρώνει, καταγράψτε το. Οι μερικές πληρωμές είναι συνηθισμένες — καταγράψτε το ποσό που εισπράχθηκε και το τιμολόγιο θα εμφανίζει το υπόλοιπο που εξακολουθεί να οφείλεται, αντί να σας αναγκάζει να επιλέξετε μεταξύ «εξοφλημένο» και «ανεξόφλητο» όταν τίποτα από τα δύο δεν ισχύει.
Ένα τιμολόγιο που πληρώνεται μέσω συνδέσμου πληρωμής καταγράφεται αυτόματα· εσείς εισάγετε μόνο πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν με άλλο τρόπο, όπως με τραπεζική μεταφορά.
Εκπρόθεσμο
Ένα τιμολόγιο είναι εκπρόθεσμο όταν η ημερομηνία λήξης του έχει παρέλθει και δεν έχει εξοφληθεί. Αυτό υπολογίζεται τη στιγμή που το βλέπετε, επομένως είναι ακριβές μόλις ανοίξετε την οθόνη και δεν απαιτείται ποτέ νυχτερινή εργασία για την ενημέρωσή του.
Ακύρωση
Ακυρώστε ένα τιμολόγιο που δεν θα έπρεπε να είχατε εκδώσει. Ο αριθμός παραμένει χρησιμοποιημένος, το έγγραφο παραμένει στο ιστορικό με την ένδειξη ακυρωμένο και παύει να προσμετράται στα οφειλόμενα ποσά σας. Μην διαγράφετε και μην αναριθμείτε — ένας αριθμός που λείπει από μια ακολουθία είναι το πρώτο πράγμα για το οποίο θα ρωτήσει ένας φορολογικός ελεγκτής, και δεν θα θυμάστε τον λόγο μετά από έντεκα μήνες.
Εάν η εργασία έγινε πράγματι και ο πελάτης απλώς αρνείται να πληρώσει, αυτό αποτελεί επισφαλή απαίτηση και όχι ακύρωση, και ο λογιστής σας θα ζητήσει να αντιμετωπιστεί ως τέτοια.
Ιστορικό
Η οθόνη κάθε πελάτη εμφανίζει όλα όσα του έχετε τιμολογήσει ποτέ, τι εκκρεμεί και πόσο γρήγορα πληρώνει συνήθως. Αυτός ο τελευταίος αριθμός είναι ο χρήσιμος όταν αποφασίζετε εάν θα ζητήσετε προκαταβολή.