Εξόφληση τιμολογίου

Καταγραφή πληρωμής

Όταν ένας πελάτης πληρώνει, καταγράψτε το. Οι τμηματικές πληρωμές είναι φυσιολογικές — καταγράψτε αυτό που έφτασε και το τιμολόγιο θα δείχνει το υπόλοιπο που εξακολουθεί να οφείλεται, αντί να σας αναγκάζει να επιλέξετε ανάμεσα σε "πληρωμένο" και "ανεξόφλητο" όταν κανένα από τα δύο δεν ισχύει.

Ένα τιμολόγιο που πληρώνεται μέσω ενός συνδέσμου πληρωμής καταγράφεται μόνο του· εισάγετε μόνο πληρωμές που έφτασαν με κάποιον άλλο τρόπο, όπως μια τραπεζική μεταφορά.

Ληξιπρόθεσμα

Ένα τιμολόγιο είναι ληξιπρόθεσμο όταν έχει περάσει η ημερομηνία λήξης του και δεν έχει εξοφληθεί. Αυτό υπολογίζεται όταν το κοιτάζετε, οπότε είναι σωστό τη στιγμή που ανοίγετε την οθόνη και δεν χρειάζεται ποτέ κάποια νυχτερινή εργασία για να ενημερωθεί.

Ακύρωση

Ακυρώστε ένα τιμολόγιο που δεν έπρεπε να είχατε εκδώσει. Ο αριθμός παραμένει χρησιμοποιημένος, το έγγραφο παραμένει στο ιστορικό με τη σήμανση "ακυρωμένο" και πασταματά να προσμετράται σε αυτά που σας οφείλονται. Μην διαγράφετε και μην αναριθμείτε — ένας αριθμός που λείπει από μια ακολουθία είναι το πρώτο πράγμα για το οποίο ρωτάει ένας φοροτεχνικός ελεγκτής και δεν θα θυμάστε τον λόγο σε έντεκα μήνες.

Αν η εργασία έγινε πραγματικά και ο πελάτης απλώς αρνείται να πληρώσει, αυτό αποτελεί επισφαλή απαίτηση και όχι ακύρωση, και ο λογιστής σας θα θέλει να αντιμετωπιστεί ως τέτοια.

Ιστορικό

Η οθόνη κάθε πελάτη δείχνει οτιδήποτε έχετε τιμολογήσει ποτέ σε αυτόν, τι εκκρεμεί και πόσο γρήγορα συνήθως πληρώνει. Αυτός ο τελευταίος αριθμός είναι ο χρήσιμος όταν αποφασίζετε αν θα ζητήσετε προκαταβολή πληρωμής.