Διαχειριστείτε την εργασία πελατών σε έναν πίνακα

Ένας πίνακας είναι μια ενιαία ροή εργασίας με διακόπτη ορατότητας σε κάθε τμήμα της. Αυτή ακριβώς η ιδέα είναι που τον καθιστά κατάλληλο για χρήση παρουσία πελάτη, επομένως αξίζει να αφιερώσετε δύο λεπτά προτού ξεκινήσετε.

Δημιουργήστε τον πίνακα

Νέος πίνακας, ονομάστε τον με βάση το έργο και όχι τον πελάτη — το «Επανασχεδιασμός ιστοτόπου» διαβάζεται καλύτερα σε έναν κοινόχρηστο σύνδεσμο από το «Acme» — και αντιστοιχίστε τον στον οργανισμό του πελάτη, εάν το έργο είναι δικό του. Παρέχεται με μια έτοιμη προς χρήση ροή εργασίας, την οποία μπορείτε να μετονομάσετε ή να αντικαταστήσετε.

Αφήστε το πεδίο του πελάτη κενό για εσωτερικές εργασίες: το δικό σας μάρκετινγκ, την ένταξη νέων μελών, μια ροή προσλήψεων. Τίποτα σε έναν πίνακα δεν απαιτεί υποχρεωτικά πελάτη.

Αποφασίστε τι βλέπει ο πελάτης, ανά στοιχείο

Οι στήλες, οι κάρτες και τα σχόλια διαθέτουν το καθένα τη δική του ορατότητα, και ο κανόνας λειτουργεί με τη συνθήκη και: μια κάρτα είναι ορατή στον πελάτη μόνο εάν τόσο η κάρτα όσο και η στήλη στην οποία βρίσκεται είναι ορατές στον πελάτη. Αυτό σημαίνει ότι η μετακίνηση μιας κοινόχρηστης κάρτας σε μια εσωτερική στήλη την αφαιρεί από τον πίνακα του πελάτη, χωρίς να χρειάζεται να θυμηθείτε να τροποποιήσετε και την ίδια την κάρτα.

Το πρακτικό μοντέλο που έχει αποτέλεσμα:

• Ορίστε τα στάδια παράδοσης ως ορατά στον πελάτη, ώστε να μπορεί να παρακολουθεί την πρόοδο.
• Διατηρήστε μια στήλη Backlog ή Triage ως εσωτερική, ώστε οι ημιτελείς εργασίες να μην εμφανίζονται ως δέσμευση.
• Αφήστε τις μεμονωμένες κάρτες εσωτερικές από προεπιλογή και κοινοποιήστε τες όταν είναι έτοιμες.

Κάντε μια ερώτηση στον πελάτη

Υποβάλετέ την πάνω στην κάρτα στην οποία ανήκει. Τον περιμένει στον δικό του πίνακα μαζί με την εργασία την οποία αφορά, αντί να αποτελεί ένα νήμα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κανείς δεν μπορεί να βρει σε τρεις εβδομάδες. Όταν απαντήσει, η απάντηση παραμένει στην κάρτα για πάντα, κάτι που σας διευκολύνει σημαντικά εκ των υστέρων.

Επιτρέψτε τους να υποβάλουν ένα αίτημα

Προσθέστε στον πίνακα μία στήλη παραλαβής και ένας πελάτης με πρόσβαση θα μπορεί να δημιουργήσει μια κάρτα σε αυτήν — και μόνο σε αυτήν. Αυτό του δίνει έναν πραγματικό χώρο για να καταχωρίσει το «μπορείτε να κάνετε και το X», χωρίς εσείς να χρειάζεται να διαχειρίζεστε αιτήματα από πέντε διαφορετικά κανάλια, ενώ δεν του επιτρέπει ποτέ να προσθέσει εργασίες στη μέση της ροής εργασίας σας.

Αρχειοθέτηση, και γιατί δεν σας επιβαρύνει

Αρχειοθετήστε έναν πίνακα όταν ολοκληρωθεί το έργο. Ο πίνακας, οι κάρτες του, οι ερωτήσεις του και κάθε απάντηση παραμένουν αναγνώσιμα — το ιστορικό των παραδοθέντων είναι συχνά αυτό για το οποίο ζητούνται πληροφορίες έναν χρόνο αργότερα.

Ένας αρχειοθετημένος πίνακας δεν προσμετράται στο όριο πινάκων σας. Η διατήρηση των αρχείων σας είναι δωρεάν· δεν θα χρειαστεί ποτέ να διαγράψετε το ιστορικό ενός πελάτη για να εξοικονομήσετε χώρο.

Ποιος έκανε τι και πότε

Κάθε κάρτα αναγράφει ποιος τη δημιούργησε, ποιος την τροποποίησε τελευταίος και πότε. Από την πλευρά του πελάτη, οι εργασίες της ομάδας σας αποδίδονται στην επωνυμία της εταιρείας σας και όχι σε κάποιο μεμονωμένο άτομο — το προσωπικό σας δεν εκτίθεται και ο πελάτης δεν μαθαίνει ποτέ ποιο μέλος της ομάδας σας έγραψε τι.