ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਆਪਣੇ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ, ਆਪਣੇ ਖ਼ੁਦ ਦੇ ਲੈਟਰਹੈੱਡ 'ਤੇ ਬਿੱਲ ਭੇਜਣ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਖ਼ਾਤੇ ਵਿੱਚ ਭੁਗਤਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।
ਇਹ ਤੁਹਾਡਾ Zinn Digital® ਬਿੱਲ ਨਹੀਂ ਹੈ
ਦੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਅਤੇ ਇਹ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖਰਾ ਰੱਖੋ:
ਬਿਲਿੰਗ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਾਡੇ ਦੇਣਦਾਰ ਹੋ — ਤੁਹਾਡੇ ਪਲਾਨ, ਤੁਹਾਡੇ ਐਡ-ਆਨ, ਸਾਡਾ VAT ਨੰਬਰ, ਸਾਡੇ ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ।
ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡਾ ਗਾਹਕ ਤੁਹਾਡਾ ਦੇਣਦਾਰ ਹੈ — ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਪਤਾ, ਤੁਹਾਡੀ ਟੈਕਸ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ, ਤੁਹਾਡੀ ਆਪਣੀ ਨੰਬਰ ਪ੍ਰਣਾਲੀ, ਅਤੇ ਉਹ ਪੈਸਾ ਜੋ ਸਿੱਧਾ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਕਦੇ ਵੀ ਸਾਡੇ ਕੋਲੋਂ ਹੋ ਕੇ ਨਹੀਂ ਲੰਘਦਾ ਅਤੇ ਇਹ ਕਦੇ ਵੀ ਸਾਡੇ ਖਾਤਿਆਂ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਦਿਸਦਾ।
ਤੁਹਾਡੇ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਇੱਥੇ ਖਾਤਾ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਉਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਬਹੁਤਿਆਂ ਨੂੰ ਕਦੇ ਪਤਾ ਵੀ ਨਹੀਂ ਲੱਗੇਗਾ ਕਿ ਸਾਡੀ ਕੋਈ ਹੋਂਦ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹੀ ਮੁੱਖ ਮਕਸਦ ਹੈ।
ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ
ਮਾਤਰਾ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਜਾਂ ਘੰਟਿਆਂ ਅਤੇ ਪ੍ਰਤੀ ਘੰਟਾ ਦਰ ਦੇ ਹਿਸਾਬ ਨਾਲ, ਪ੍ਰਤੀ-ਲਾਈਨ ਛੋਟਾਂ ਅਤੇ ਪ੍ਰਤੀ-ਲਾਈਨ ਟੈਕਸ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਤਿਆਰ ਕਰੋ। ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਬਿੱਲ ਭੇਜਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਜੋ ਅਗਲਾ ਇਨਵੌਇਸ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਭਰਿਆ ਹੋਇਆ ਮਿਲੇ। ਇਸਨੂੰ ਜਾਰੀ ਕਰੋ, ਇੱਕ ਬ੍ਰਾਂਡੇਡ PDF ਵਜੋਂ ਈਮੇਲ ਕਰੋ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਭੁਗਤਾਨ ਲਿੰਕ ਭੇਜੋ ਜੋ ਸਿੱਧਾ ਤੁਹਾਡੇ ਆਪਣੇ ਗੇਟਵੇ ਵਿੱਚ ਰਕਮ ਇਕੱਠੀ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਸਨੂੰ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤਾ ਜਾਂ ਅੰਸ਼ਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤਾ ਮਾਰਕ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਹਰੇਕ ਗਾਹਕ ਦਾ ਪੂਰਾ ਇਤਿਹਾਸ ਇੱਕੋ ਥਾਂ 'ਤੇ ਦੇਖੋ।
ਕੰਮ ਕਰਨ ਦਾ ਕ੍ਰਮ
- ਪਹਿਲਾਂ ਸੈਟਿੰਗਾਂ — ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਵੇਰਵੇ, ਤੁਹਾਡਾ ਲੋਗੋ, ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਟੈਕਸ ਦਰਾਂ। ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸੈੱਟ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜਾਰੀ ਕੀਤੇ ਗਏ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਕਮੀਆਂ ਰਹਿ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਇਨਵੌਇਸ ਇੱਕ ਪੱਕਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
- ਗਾਹਕ — ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਬਿੱਲ ਭੇਜਦੇ ਹੋ, ਜਾਂ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਇੱਕ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਹ ਅਗਲੀ ਵਾਰ ਲਈ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
- ਨਵਾਂ ਇਨਵੌਇਸ — ਇੱਕ ਗਾਹਕ ਚੁਣੋ, ਲਾਈਨਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ, ਪ੍ਰੀਵਿਊ ਦੇਖੋ, ਇਸਨੂੰ ਜਾਰੀ ਕਰੋ।
ਡਰਾਫਟ ਅਤੇ ਜਾਰੀ ਕੀਤੇ ਗਏ ਇਨਵੌਇਸ
ਇੱਕ ਡਰਾਫਟ ਨੂੰ ਜਿੰਨੀ ਵਾਰ ਚਾਹੋ ਬਦਲਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਦਾ ਕੋਈ ਨੰਬਰ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਦਾ ਪਲ ਹੀ ਉਹ ਸਮਾਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਲੜੀ ਵਿੱਚ ਅਗਲਾ ਨੰਬਰ ਲੈਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਵੇਰਵੇ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਗਾਹਕ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਉਸ ਦਿਨ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਅਨੁਸਾਰ ਪੱਕੇ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਆਪਣਾ ਪਤਾ ਬਦਲਣ ਨਾਲ ਉਹ ਇਨਵੌਇਸ ਨਹੀਂ ਬਦਲਦਾ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਭੇਜ ਚੁੱਕੇ ਹੋ, ਜੋ ਕਿ ਬਿਲਕੁਲ ਉਹੀ ਚੀਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਨੂੰ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕੋਈ ਗਲਤ ਚੀਜ਼ ਜਾਰੀ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਰੱਦ (void) ਕਰੋ। ਨੰਬਰ ਵਰਤਿਆ ਹੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਦਿਸਦਾ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ — ਇਨਵੌਇਸ ਲੜੀ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਪਾੜਾ ਹੀ ਉਹ ਚੀਜ਼ ਹੈ ਜਿਸ ਬਾਰੇ ਇੱਕ ਟੈਕਸ ਇੰਸਪੈਕਟਰ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਦਾ ਹੈ।