اپنے کلائنٹس کو اپنے وقت کا بل بھیجنا

ٹائم ٹریکنگ ایک سوال کا جواب دیتی ہے — اس مہینے ہم اس کلائنٹ سے کس چیز کا بل وصول کریں گے؟ — اور یہ کسی کے بھی ٹائم شیٹ کو دوبارہ انوائس میں ٹائپ کیے بغیر یہ جواب دیتی ہے۔

وقت کا اندراج کریں

Time & billing ← Timesheet۔ پروجیکٹ منتخب کریں، بتائیں کتنا وقت لگا، اور بتائیں کہ آپ نے کیا کیا۔

دورانیے اسی طرح پڑھے جاتے ہیں جس طرح آپ انہیں لکھتے ہیں: 1:30، 90m، 1h 30 اور 2h سب کا ایک ہی مطلب ہے۔ صرف ایک نمبر منٹ کہلاتا ہے — 45 کا مطلب پون گھنٹہ ہے، پینتالیس گھنٹے نہیں۔

اندرونی کام کے لیے Billable کا نشان ہٹا دیں۔ یہ اب بھی آپ کی رپورٹس میں نظر آتا ہے، تاکہ آپ دیکھ سکیں کہ پورا ہفتہ درحقیقت کہاں گزرا؛ بس یہ کبھی انوائس تک نہیں پہنچتا۔

فی گھنٹہ کی قیمت مقرر کریں

شرحیں (Rates)۔ سب سے مخصوص شرح غالب رہتی ہے:

ٹاسک کی شرح غالب ہے پروجیکٹ کی شرح پر جو غالب ہے کلائنٹ کی شرح پر جو غالب ہے آپ کے ڈیفالٹ پر

لہٰذا ایک ڈیفالٹ مقرر کریں اور آپ کا کام ہو گیا۔ جب کوئی کلائنٹ مختلف شرائط پر ہو تو کلائنٹ کی شرح شامل کریں، اور جب کام کی نوعیت مختلف ہو تو ٹاسک کی شرح شامل کریں۔

شرحیں ان کے آغاز کی تاریخ کو یا اس کے بعد کیے جانے والے کام پر لاگو ہوتی ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ اپنی شرح بڑھانے سے آپ کے پہلے سے کیے گئے کام کی قیمت کبھی دوبارہ تبدیل نہیں ہوتی — پچھلا مہینہ پچھلے مہینے کی شرح پر ہی رہتا ہے، جو آپ کے کلائنٹ کو دکھائی گئی تھی۔

پورے کام کی مقررہ قیمت

فی گھنٹہ شرح کے بجائے Fixed price for the whole job منتخب کریں، اور اسے ٹاسک پر مقرر کریں۔ اس کی انوائس ایک بار بنائی جاتی ہے، چاہے اس میں کتنے ہی گھنٹے لگ جائیں۔ گھنٹوں کا ریکارڈ اب بھی رکھا جاتا ہے، تاکہ آپ بعد میں دیکھ سکیں کہ اس کام پر آپ کی اصل لاگت کیا آئی — یہ وہ عدد ہے جو آپ کو بتاتا ہے کہ آیا اگلی بار مختلف کوٹیشن دینی چاہیے یا نہیں۔

شرح کے بغیر گھنٹے

بغیر کسی شرح کے کام Unpriced کے طور پر ظاہر ہوتا ہے، اور اس کی انوائس نہیں بنائی جاتی۔ کچھ بھی ضائع نہیں ہوتا: ایک شرح مقرر کریں اور اسے اگلی انوائس میں شامل کر لیا جائے گا۔ اس پر کبھی بھی صفر پر بل نہیں بنایا جاتا، کیونکہ ایسا کرنے سے وہ مستقل طور پر پول سے باہر ہو جائے گا۔

اسے انوائس میں تبدیل کریں

Billing یہ دکھاتی ہے کہ آپ کے درج کردہ اور تاحال غیر انوائس شدہ کام کے مد میں ہر کلائنٹ کے ذمے کتنا واجب الادا ہے۔ Create draft invoice دبائیں اور یہ آپ کے انوائسنگ سویٹ میں ایک ڈرافٹ بن جاتی ہے — ایک ڈرافٹ، بھیجی گئی انوائس نہیں۔ اس کا جائزہ لیں، اس میں ترمیم کریں، جو کچھ بھی درکار ہو شامل کریں، اور تیار ہونے پر اسے بھیج دیں۔

یا یہ سب اپنے بغیر خودکار طریقے سے کروائیں

اسے ہر کلائنٹ کے لیے ایک بار سیٹ کریں، یا ایک ڈیفالٹ سیٹ کریں جو ان تمام لوگوں کا احاطہ کرے جن کے نام آپ نے درج نہیں کیے ہیں:

دن 1 سے 28 تک ہوتے ہیں۔ 29، 30 اور 31 تاریخ ہر مہینے میں نہیں ہوتی، اس لیے 31 تاریخ پر مقرر کردہ شیڈول فروری اور چار دیگر مہینوں کو خاموشی سے چھوڑ دے گا — "مہینے کے اختتام" کے لیے 28 استعمال کریں۔

کیا بل کیا جا چکا ہے، اور کیا نہیں

History آپ کے درج کردہ وقت سے بننے والی ہر انوائس کی فہرست پیش کرتی ہے، اس مدت، گھنٹوں اور رقم کے ساتھ جس کا وہ احاطہ کرتی ہے۔ Reports کسی مدت کو فرد، کلائنٹ اور پروجیکٹ کے لحاظ سے الگ الگ کرتی ہے، اور تین ایسی چیزوں کو جدا رکھتی ہے جن میں اکثر الجھن پیدا ہو سکتی ہے:

• Invoiced — بل ہو چکا اور دستاویز پر موجود ہے۔
• Not yet invoiced — قابل بل کام جس کے پیسے آپ نے ابھی وصول نہیں کیے۔ یہ وہ عدد ہے جس پر نظر رکھنی چاہیے۔
• Internal — وہ کام جس کے پیسے نہ لینے کا آپ نے فیصلہ کیا۔

وہ چیزیں جو غلط نہیں ہو سکتیں

ایک گھنٹے کی انوائس ایک بار بنائی جاتی ہے۔ Create draft invoice کو دو بار دبانے سے دوسری انوائس نہیں بنتی، اور نہ ہی اس وقت جب آپ پہلے سے اس کلائنٹ کے لیے خود دستی طور پر بل بنا رہے ہوں اور شیڈول متحرک ہو جائے۔

اگر آپ کسی ڈرافٹ کو منسوخ (void) کرتے ہیں، تو جن گھنٹوں کا اس میں احاطہ کیا گیا تھا وہ فوری طور پر بقایا پول میں واپس آ جاتے ہیں اور ان کی دوبارہ انوائس بنائی جا سکتی ہے — کچھ بھی ضائع نہیں ہوتا۔

اور ایک بار جب وقت کی انوائس بن جائے تو آپ اسے نہ تو ایڈٹ کر سکتے ہیں اور نہ ہی ڈیلیٹ کر سکتے ہیں، کیونکہ آپ کے کلائنٹ کے پاس ایک ایسی دستاویز موجود ہے جو اس کے برعکس کہتی ہے۔ ڈرافٹ کو منسوخ کریں، اندراج میں ترمیم کریں، اور دوبارہ اس کا بل بنائیں۔