اپنے کلائنٹس کو ان کے وقت کا بل بھیجنا

وقت کا حساب ایک سوال کا جواب دیتا ہے — ہم اس کسٹمر کو اس ماہ کس چیز کا بل بھیج رہے ہیں؟ — اور یہ اس کا جواب اس طرح دیتا ہے کہ کسی کو بھی ٹائم شیٹ کو دوبارہ بل میں ٹائپ نہیں کرنا پڑتا۔

وقت درج کریں

ٹائم اینڈ بلنگ ← ٹائم شیٹ۔ پروجیکٹ کا انتخاب کریں، بتائیں کہ کتنا وقت لگا، اور بتائیں کہ آپ نے کیا کیا۔

دورانیے اسی طرح پڑھے جاتے ہیں جیسے آپ انہیں لکھیں گے: 1:30، 90m، 1h 30 اور 2h سب کا مطلب ایک ہی ہے۔ اکیلا نمبر منٹ ہوتا ہے — 45 کا مطلب ایک گھنٹے کا تین چوتھائی حصہ ہے، پینتالیس نہیں۔

اندرونی کام کے لیے بل کے قابل (Billable) سے نشان ہٹا دیں۔ یہ اب بھی آپ کی رپورٹس میں ظاہر ہوتا ہے، تاکہ آپ دیکھ سکیں کہ ہفتہ دراصل کہاں صرف ہوا؛ یہ کبھی بھی انوائس تک نہیں پہنچتا۔

طے کریں کہ ایک گھنٹے کی مالیت کیا ہے

ریٹس (Rates)۔ سب سے مخصوص ریٹس جیتتا ہے:

ٹاسک کا ریٹ پروجیکٹ کے ریٹ پر برتر ہے جو کسٹمر کے ریٹ پر برتر ہے جو آپ کے طے شدہ ڈیفالٹ پر برتر ہے

لہذا ایک ڈیفالٹ سیٹ کریں اور آپ کام کر رہے ہیں۔ جب کوئی ایک کسٹمر مختلف شرائط پر ہو تو کسٹمر کا ریٹ شامل کریں، اور جب کام کی کوئی ایک قسم مختلف ہو تو ٹاسک کا ریٹ شامل کریں۔

ریٹس اس کام پر لاگو ہوتے ہیں جو اس کی شروعات کی تاریخ یا اس کے بعد کیا گیا ہو۔ اس کا مطلب ہے کہ اپنے ریٹ میں اضافہ کرنے سے آپ کے پہلے سے کیے گئے کام کی قیمت دوبارہ طے نہیں ہوتی — پچھلا مہینہ پچھلے مہینے کے ریٹ پر ہی رہتا ہے، جو کہ آپ کے کسٹمر کو دکھایا گیا تھا۔

پورے کام کے لیے ایک مقررہ قیمت

گھنٹے کے ریٹ کے بجائے پورے کام کی فکس قیمت (Fixed price for the whole job) کا انتخاب کریں، اور اسے ٹاسک پر سیٹ کریں۔ اس کا بل ایک بار بھیجا جاتا ہے، چاہے اس میں کتنے ہی گھنٹے کیوں نہ لگیں۔ گھنٹے اب بھی ریکارڈ ہوتے ہیں، تاکہ آپ بعد میں دیکھ سکیں کہ کام پر واقعی کتنی لاگت آئی ہے — جو کہ وہ نمبر ہے جو آپ کو بتاتا ہے کہ اگلی بار مختلف ریٹ دینا ہے یا نہیں۔

بغیر ریٹ کے گھنٹے

بغیر ریٹ کے کام کو بغیر قیمت کے (Unpriced) کے طور پر دکھایا جاتا ہے، اور اس کا بل نہیں بھیجا جاتا۔ کچھ ضائع نہیں ہوتا: ریٹ سیٹ کریں اور اسے اگلے انوائس پر اٹھا لیا جاتا ہے۔ اس کا بل کبھی بھی صفر پر نہیں بھیجا جاتا، کیونکہ اس سے یہ ہمیشہ کے لیے اس پول سے نکل جاتا ہے۔

اسے انوائس میں تبدیل کریں

بلنگ سے پتہ چلتا ہے کہ ہر کسٹمر نے اس کام کے لیے کتنی رقم دینی ہے جو آپ نے لاگ کیا ہے اور جس کا بل ابھی تک نہیں بھیجا گیا۔ ڈرافٹ انوائس بنائیں دبائیں اور یہ آپ کے انوائسنگ سویٹ میں ایک ڈرافٹ بن جاتا ہے — ایک ڈرافٹ، نہ کہ بھیجا گیا انوائس۔ اس کا جائزہ لیں، اس میں ترمیم کریں، اس میں کوئی دوسری چیز شامل کریں جس کی اسے ضرورت ہو، اور جب آپ تیار ہوں تو اسے بھیج دیں۔

یا اسے اپنے آپ ہونے دیں

ہر کسٹمر کے لیے اسے ایک بار سیٹ کریں، یا ایک ڈیفالٹ سیٹ کریں جو آپ کے نام نہ لائے گئے ہر شخص کا احاطہ کرتا ہو:

| | | |---|---| | صرف جب میں کہوں | اس وقت تک کچھ نہیں ہوتا جب تک آپ بٹن نہیں دباتے | | فوراً، جیسے ہی وقت لاگ ہوتا ہے | اندراج کے چند سیکنڈ کے اندر ایک ڈرافٹ ظاہر ہو جاتا ہے | | مہینے کے کسی دن | ہر مہینے آپ کے منتخب کردہ دن پر ایک ڈرافٹ | | جب بغیر بل والا کام کسی رقم تک پہنچ جائے | ٹوٹل آپ کے ہندسے کو عبور کرتے ہی ایک ڈرافٹ |

دن 1 سے 28 تک ہوتے ہیں۔ 29ویں، 30ویں اور 31ویں تاریخ ہر مہینے میں نہیں ہوتی، اس لیے 31 تاریخ پر سیٹ کردہ شیڈول فروری اور چار دوسرے مہینوں کو خاموشی سے چھوڑ دے گا — "مہینے کے آخر" کے لیے، 28 استعمال کریں۔

کیا بل کیا گیا ہے، اور کیا نہیں

ہسٹری میں آپ کے لاگ کردہ وقت سے جاری کردہ ہر انوائس، اس کی مدت، گھنٹوں اور رقم کے ساتھ درج ہوتی ہے۔ رپورٹس کسی مدت کو فرد کے لحاظ سے، کسٹمر کے لحاظ سے، اور پروجیکٹ کے لحاظ سے تقسیم کرتی ہے، اور تین ایسی چیزوں کو الگ رکھتی ہے جن میں گڈمڈ ہونے کا خطرہ ہوتا ہے:

• انوائس شدہ — بل کیا گیا اور کسی دستاویز پر موجود۔
• ابھی تک انوائس نہیں کیا گیا — بل کے قابل کام جس کا آپ نے ابھی تک چارج نہیں کیا۔ یہ وہ نمبر ہے جس پر نظر رکھنی ہے۔
• اندرونی — وہ کام جس کا چارج نہ لینے کا آپ نے فیصلہ کیا۔

وہ چیزیں جو غلط نہیں ہو سکتیں

ایک گھنٹے کا بل ایک بار بھیجا جاتا ہے۔ ڈرافٹ انوائس بنائیں کو دو بار دبانے سے دوسرا انوائس نہیں بنتا، اور نہ ہی کسی شیڈول کے فعال ہونے سے ایسا ہوتا ہے جب آپ اس کسٹمر کو پہلے ہی دستی طور پر بلنگ کر رہے ہوں۔

اگر آپ کسی ڈرافٹ کو منسوخ کرتے ہیں، تو اس میں شامل گھنٹے سیدھے بقایا پول میں واپس آ جاتے ہیں اور ان کا دوبارہ بل بنایا جا سکتا ہے — کچھ بھی نہیں پھنستا۔

اور ایک بار جب وقت کا بل بن جاتا ہے تو آپ اس میں ترمیم یا اسے حذف نہیں کر سکتے، کیونکہ آپ کا کسٹمر ایک ایسی دستاویز پکڑے ہوئے ہے جو دوسری بات کہتی ہے۔ ڈرافٹ کو کالعدم کریں، اندراج کو تبدیل کریں، اور اسے دوبارہ بل کریں۔