ઇનવૉઇસ ચૂકવવુ

ચુકવણી રેકોર્ડ કરવી

જ્યારે કોઈ ક્લાયન્ટ ચુકવણી કરે, ત્યારે તેને રેકોર્ડ કરો. અંશતઃ ચુકવણીઓ સામાન્ય છે — જે રકમ આવી છે તે રેકોર્ડ કરો અને ઇન્વૉઇસ હજુ ચૂકવવાની બાકી રકમ દર્શાવશે, જેથી જ્યારે બંનેમાંથી કંઈ પણ સાચું ન હોય ત્યારે તમારે "ચૂકવેલ" અને "ન ચૂકવેલ" વચ્ચે પસંદગી કરવી ન પડે.

ચુકવણી લિંક દ્વારા ચૂકવવામાં આવેલ ઇન્વૉઇસ આપમેળે રેકોર્ડ થઈ જાય છે; તમારે ફક્ત એ જ ચુકવણીઓ દાખલ કરવાની રહેશે જે અન્ય કોઈ રીતે આવી હોય, જેમ કે બેંક ટ્રાન્સફર.

મુદતવીતી

જ્યારે ઇન્વૉઇસની નિયત તારીખ વીતી ગઈ હોય અને તેની ચુકવણી ન થઈ હોય ત્યારે તે મુદતવીતી ગણાય છે. જ્યારે તમે તેને જુઓ છો ત્યારે જ તેની ગણતરી કરવામાં આવે છે, તેથી તમે સ્ક્રીન ખોલો તે જ ક્ષણે તે સાચી વિગત દર્શાવે છે અને તેને અપડેટ કરવા માટે ક્યારેય રાત્રિના કામની જરૂર પડતી નથી.

રદ કરવું

જે ઇન્વૉઇસ તમારે જારી ન કરવું જોઈતું હતું તેને રદ (શૂન્ય) કરો. નંબર વપરાયેલો જ રહે છે, દસ્તાવેજ રદ થયેલ તરીકે ચિહ્નિત થઈને હિસ્ટ્રીમાં રહે છે, અને તે તમારી લેણી રકમમાં ગણતરી થવાનું બંધ થાય છે. ડિલીટ કરીને ફરીથી નંબર ન આપો — ક્રમમાં ખૂટતો નંબર એ પહેલી બાબત છે જેના વિશે કર નિરીક્ષક પૂછપરછ કરે છે, અને અગિયાર મહિના પછી તમને તેનું કારણ યાદ નહીં હોય.

જો કામ ખરેખર પૂર્ણ થઈ ગયું હોય અને ક્લાયન્ટ સીધી રીતે ચૂકવણી ન કરી રહ્યો હોય, તો તે રદ કરવાને બદલે ડૂબત દેવું ગણાય છે, અને તમારા એકાઉન્ટન્ટ તેને તે રીતે જ ગણવા માંગશે.

હિસ્ટ્રી

દરેક ક્લાયન્ટની સ્ક્રીન દર્શાવે છે કે તમે તેમને અત્યાર સુધી શું ઇન્વૉઇસ કર્યું છે, શું બાકી છે અને તેઓ સામાન્ય રીતે કેટલી ઝડપથી ચૂકવણી કરે છે. અગાઉથી ચુકવણી માંગવી કે નહીં તે નક્કી કરતી વખતે તે છેલ્લો આંકડો ઉપયોગી સાબિત થાય છે.